Как писать деловые письма

Деловые письма: примеры написания

Деловые письма: примеры написания. Пример делового письма на английском

В современной жизни умение правильно писать тексты и письма очень важно. И специалисты, которые умеют это делать, ценятся очень высоко. Важно уметь писать письма в международном формате – на английском деловом языке. К написанию их существует ряд требований, которые важно соблюдать. Существуют правила написания деловых писем. Примеры тому — требования к написанию документов в суд или в другие государственные заведения.

В давние времена само делопроизводство не регламентировалось каким-либо законом. И только с 1720 года вышел «Генеральный регламент», который на законодательном уровне регулировал систему документооборота. В те времена были изучены тщательным образом коллегиальные системы управления Швеции, Германии и Дании. В результате изученных материалов было предложено взять за основу такое управление, как в Швеции. И с учётом действующего на тот момент государственного строя начали пошагово применять коллегиальную систему управления.

Ещё с давних времён существует некий этикет в написании официальных писем. Разные деловые письма, примеры, способы, виды писем и обращений, формуляры и многое другое вырабатывалось на протяжении многих лет. Некоторые виды писем имеют свою историю происхождения. Так повелось, что некоторые виды писем были гарантией исполнения того, что там описывалось.

Как писать деловые письма? Примеры в истории есть. Ещё в Византии была инструкция к принятию разных делегаций, где говорилось, что если делегация прибудет с верительной грамотой, то принять делегатов надлежит со всеми исходящими почестями, а если будут без грамоты, то до выяснения, кто они, будут содержаться под стражей. Важные письма всегда хранились вместе с сокровищами.

Рассмотрим деловое письмо, пример на русском. Деловые послания бывают разные. Рассмотрим, как пишется гарантийное письмо, в котором рассматриваются гарантии от каких бы то ни было неожиданностей, согласие с какими-то фактами или отрицание этих фактов.

от «21» сентября 2013 г.

Настоящим письмом ООО «Маркет плюс» подтверждает свое согласие и готовность заключить трудовой договор с Беляевым Валентином Викторовичем, принять его на работу в нашу организацию на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами с 10 октября 2013 года.

Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24000 руб. — оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от НС, оплата больничных листов и отпусков.

В письмах надо придерживаться формулы вежливости как в начале, так и в окончании. В конце надо выразить уверенность, что просьбы, напоминания, указанные в письме, будут услышаны и приняты во внимание. Деловые письма, примеры официальных писем пишутся в официально-деловой форме.

Она выражается в таких заключениях:

  • Участники деловой переписки — обычно официальные лица и юридические лица.
  • Строго регламентировано содержание и характер бумаг.
  • В письмах речь в основном идёт о деятельности участников переписки.

Информация, которая содержится в письмах, должна быть:

  • Официальной и подчёркивать дистанцию между участниками.
  • Адресной, чтобы видно было, кого имеют в виду.
  • Актуальной, чтобы присутствовала только необходимая информация.
  • Объективной и достоверной, чтобы правильно оценивать ситуацию.
  • Убедительной и подкреплённой фактами.
  • Исчерпывающей.

Таковы требования, которым должны соответствовать деловые письма. Примеры: стандартное изложение, нейтральность тона, точность и однообразность формулирования, лаконичность и краткость, умелое использование терминов и формул языка, адресное применение правильных сокращений и другое.

Пример делового письма на английском рассмотрим сейчас. Во всей деловой переписке сейчас используется блочный тип. Он вполне отвечает современным требованиям. Позволяет сэкономить время и одновременно служит для соблюдения однообразной формы всей переписки. Состоит письмо из таких блоков: дата, адрес, заголовок и приветствие, окончание. Использование при написании письма блочной структуры — примерно то же, как с помощью плана произведения написать сочинение.

Источник:
Деловые письма: примеры написания
Деловые письма, этикет на разных языках, история деловодства и переписки. Важность правильного написания писем.
http://fb.ru/article/157177/delovyie-pisma-primeryi-napisaniya-primer-delovogo-pisma-na-angliyskom

Как написать деловое письмо (образец)

С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.

Деловая переписка должна содержать:

— достоверную и полную информацию;
— краткое изложение за счет отсутствия повествования;
— нейтральный тон обращения, но в доброжелательной форме;
— логическую цепочку, а не эмоциональную оценку изложенным фактам.

Как написать деловое письмо?

Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:

— напоминание;
— подтверждение;
— отказ;
— сопроводительное письмо;
— приглашение;
— гарантийное;
— информационное;
— письмо с извещением и распоряжением.

Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.

Правила написания делового письма.

Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как

— «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»;
— «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.

При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.

Итак, основные правила написания делового письма:

— для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;
— в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;
— отклонение предложение является формулой отказа.

Язык деловой переписки.

Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Следует помнить, что в деловом письме:

— необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание;
— чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным;
— держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения;
— не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя;
— переход между фразами должен быть логическим и незаметным;
— используйте как можно меньше местоимений.

Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.

Оформление деловой переписки.

При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.

В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.

Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.

При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»

Образец делового письма №1:

Образец делового письма №2:

Образец делового письма №3:

Образец делового письма №4:

Источник:
Как написать деловое письмо (образец)
Документы, бланки, образцы, декларации необходимые для ведения, регистрации ИП, ООО, ОАО
http://bbcont.ru/business_documents/kak-napisat-delovoe-pismo-obrazec.html

(Visited 7 times, 1 visits today)

Популярные записи:

Мочегонное при кормлении грудью Какие мочегонные препараты можно принимать при лактации кормящим мамам?Какие мочегонные препараты можно принимать при лактации… (3)

Если игнорировать мужчину рака Верный способ как завоевать мужчину Рака и покорить его сердце Верный способ как завоевать мужчину… (3)

Почему мужчина скорпион игнорирует Почему мужчина игнорирует женщину, которая ему нравитсяПочему мужчина игнорирует женщину, которая ему нравится Удивительно, но… (3)

Письмо парню который обидел Как задеть парня сообщением? Снова ждете ответа от любимого человека? Он пообещал позвонить через пять… (2)

Лунный скорпион женщина Другие гороскопы Квадрат Пифагора – гороскоп рассчитывается по дате рождения он-лайн бесплатно. Это один из… (2)

COMMENTS