Как оформлять письмо

Как оформлять письмо

Наиболее важным фактором в переговорах с физическими лицами, бизнесом или страховыми компаниями является письмо с требованием. Чтобы письмо оказалось эффективным, в нем должно быть четко указано, что вы просите, почему вы просите, и когда вы ожидаете того, что просите. Это устраняет неопределенность и делает более вероятным то, что вы получите требуемое.

Дата: 30 марта 2012

Просмотрите историю спора. Даже если другая сторона знает, что произошло, важно, чтобы вы изложили все детали, в том числе, где, когда и что произошло, и кто был вовлечен. Если письмо попадет в суд в качестве доказательства, это поможет делу.

Опишите все ваши травмы, если были. Это могут быть физические или телесные повреждения, или повреждения оборудования, имущества. Включите любые документы, например, медицинские записи и оценки специалистов, которые оценивают ущерб имуществу и оценивают стоимость ремонта по сравнению с заменой.

Укажите, почему другой человек несет юридическую ответственность за ущерб. Например, если другой человек сделал незаконный поворот налево, если хозяин сделал грубую небрежность, не установив пожарную сигнализацию. Или в ЖЭКе вам обещали в письменном виде, что исправят вашу систему отопления, но не смогли этого сделать. Обратитесь в полицию и к пожарным за справкой, если нужно.

Укажите, если вы лечились, опишите процедуру, наименование и место нахождения, добавьте счет за лечение.

Напишите о ваших финансовых потерях. Можно исходить из потерь времени на работу или проект, утраченных в результате повреждения или утраты оборудования.

Заключите письмо указанием срока удовлетворения требований.

Источник:
Как оформлять письмо
Наиболее важным фактором в переговорах с физическими лицами, бизнесом или страховыми компаниями является письмо с требованием. Чтобы письмо оказалось эффективным, в нем должно быть четко указано,
http://poluchisovet.ru/Legal/Kak-oformlyat-pismo-132.html

Как оформляют письмо?

Получать бумажные письма, а тем более написанные от руки, мы стали очень редко. Все чаще общение с друзьями сводится к использованию социальных сетей, а с работодателем, различными инстанциями, комиссиями – к электронной переписке. Но рукописные письма – это не просто способ передачи информации. Они несут на себе отпечаток личности человека и запах путешествий.

Еще до того, как письмо будет прочитано, его оформление произведет на получателя определенное впечатление. Естественно, всем хочется, чтобы оно было позитивным. Поэтому необходимо усвоить несколько правил, как правильно оформить письмо.

  1. В письме не должно быть помарок, старайтесь, чтобы строчки были ровными.
  2. Не спешите при написании, ваш подчерк будет аккуратнее.
  3. Обратите внимания на поля. И узкие, и чрезмерно широкие придают вашему письму неопрятный вид. Между прочим, оформление важно и для электронных писем.
  4. Уберите лишние промежутки, выровняйте текст по ширине, разделите письмо на логичные абзацы. Так оно будет смотреться совершенно по-другому.

Любое письмо состоит из четырех частей:

С дружеским, любовным или родственным все немного легче. Здесь нет четких правил, обратитесь к человеку так, как вы привыкли это делать в повседневной жизни. Такие письма оформляются в произвольной форме, то есть вы выбираете сами, где писать обращение, дату и подпись.

Рукописное письмо – это очень интимная вещь. Хотите вы этого или нет, оно несет отпечаток вашей индивидуальности, а красиво оформив его, вы можете больше сказать о своих чувствах, поделиться с человеком кусочком вашего мира. Кому же в наш век информационных технологий нужны такие письма? Прежде всего, они порадуют ваших близких людей. Получив письмо, всегда ощущаешь присутствие этого человека. А поклонники традиционной переписки, уже давно создали множество тематических сайтов, где можно познакомиться с ребятами со всего мира и завязать с ними увлекательную переписку.

Способов сделать свое письмо красивым существует огромное множество.

  1. Самое простое – это использование разноцветных фломастеров или ручек для выделения фрагментов текса.
  2. Вы можете украсить письмо различными наклейками, вырезками из журналов или нарисовать небольшую картинку.
  3. Купите в ближайшем канцелярском магазине фигурные ножницы и обрежьте края письма. Похожего эффекта можно добиться созданием красивых рамочек. Письмо будет иметь более законченный вид.
  4. Засушите цветок или листочек и приклейте его к письму, ведь невероятно трогательно получить кусочек твоего мира.
  5. А если вы оформите письмо палочками ванили, корицы, бадьяном или зернами кофе, его прочтение будет еще более приятным.
  6. Письмо для любимого можно немного смочить любимыми духами. Получатель сможет физически ощутить ваше присутствие.

Все советы могут быть применены и для оформления напечатанного текста, если вы по каким-то причинам не хотите писать его от руки.

Теперь вам известно, как оформляют письмо, чтобы оно выглядело аккуратным, читаемым и эстетичным. Если вы не можете встречаться с человеком или хотите оставить ему послание, пишите письма. Это занимает больше времени, чем общение в социальных сетях, но и вызывает больше эмоций.

Источник:
Как оформляют письмо?
Из нашей статьи вы узнаете, как оформляют письма, какова структура официального письма, какие существуют правила написания таких писем, а также как оформить дружеское письмо с использованием разноцветных фломастеров, наклеек и даже ароматных палочек.
http://elhow.ru/kultura/etiket/kak-oformljajut-pismo

Некоторые тонкости оформления приложений

  • Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений, то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

  1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
  3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
  4. Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Где располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения» в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения» расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения», стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения надо делать надпись «Приложение»?

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом.

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае ­некоррект­но и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4 :

  1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
  2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.

Источник:
Некоторые тонкости оформления приложений
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение, а также реквизит «Отметка о наличии приложения» просто невозможно оформить неправильно. Однако при анализе нормативных документов выявляются несостыковки.
http://delo-press.ru/articles.php?n=5133

Оформляем письмо-запрос

Письмо-запрос — информационное письмо, которое пишется с целью прошения о предоставлении информации, материальных ценностей или документов на имя руководителя, бухгалтера предприятия или другого ответственного лица.

Перед тем как начать оформлять письмо-запрос необходимо ознакомиться с общими правилами, для составления всех деловых писем. Письмо-запрос пишется в свободном стиле, но требует включения реквизитов.

Как написать письмо-запрос о предоставлении информации или документов?

Письмо-запрос может быть оформлено как на фирменном бланке организации, так и на простой бумаге. Преимущество использования фирменного бланка заключается в том, что на нем уже будут указаны все необходимые реквизиты компании: полное название организации, контактные данные, юридический адрес предприятия, ИНН, КПП и ОГРН.

Если нет фирменного бланка, то можно писать на листе формата А4 указав в верхнем левом углу все необходимые данные — номера телефонов, контактные лица, адреса. Содержание письма обычно адресовано одному человеку. Следует заметить, что как правило, письмо-запрос оформляют на имя директора компании, главного бухгалтера. Всё зависит от того, какая информация запрашивается.

В правом углу бланка в дательном падеже указываются все необходимые сведения об адресате. В последней строке можно выразить благодарность за удовлетворение запроса или надежду о дальнейшем сотрудничестве.

Письмо-запрос обязательно подписывается и при необходимости закрепляется гербовой печатью. После чего оно обязательно регистрируется в журнале исходящих документов предприятия с указанием регистрационного номера. Также указывается дата написания письма-запроса.

Примеры писем-запросов о предоставлении документов и информации вы можете скачать по ссылкам ниже.

Источник:
Оформляем письмо-запрос
Оформляем письмо-запрос на предоставление документов и информации. Образец и особенности составления. Скачать письмо-запрос. Как написать письмо-запрос
http://online-buhuchet.ru/oformlyaem-pismo-zapros-osobennosti-sostavleniya/

(Visited 2 times, 1 visits today)

Популярные записи:

Как ведет себя мужчина скорпион если хочет вернуться Как Вести себя с Мужчиной СкорпиономЕсли Вы встретили загадочного и магнетического мужчину Скорпиона и поняли,… (7)

Женатый козерог любовник Как увести женатого мужчину и его удержать? Он женат! Так сложилось, что вы просто раньше… (6)

Если мужчина скорпион разлюбил А вы знаете, как ведет себя влюбленный мужчина Скорпион?А вы знаете, как ведет себя влюбленный… (6)

Письмо перед смертью любимому Письмо перед смертью любимому Ты так давно исчез из моей жизни.Пол года.Эти мучительные,невозможно долгие пол… (6)

Мужчина рак после развода Как ведет себя мужчина после развода?С ЦИФРАМИ В РУКАХ Для того чтобы правильно оце­нить масштабы… (6)

COMMENTS