Как оформить письмо

Как оформить информационное письмо

Каждая организация должна уделять особое внимание официальной переписке. Ведь она является частью имиджа и поддерживает деловую репутацию. Информационное письмо – пример одного из видов такой переписки, и ниже речь пойдет именно о правилах его оформления.

Как правило, такие письма носят официальный характер, составляются по типовому шаблону и имеют обобщенного адресата (рассылка осуществляется по списку). Кстати, сразу следует оговориться, что использование местоимения «Вы», написанного с большой буквы, допустимо при конкретном обращении только к одному человеку. Во всех остальных случаях следует использовать строчную букву: ваше, вам.

Предназначается информационное письмо действующим или потенциальным партнерам организации. Сведения, которые следует сообщить адресату, должны быть максимально информативными. Не исключено, что такой документ может содержать различные приложения к сообщаемой информации. Письмо должно составляться в соответствии с общепринятыми правилами делопроизводства.

Слева, в верхнем углу письма, обязательно должны быть указаны реквизиты и контактная информация организации, являющейся автором. В случае наличия в организации углового штампа, следует его проставить, так как он является носителем необходимой информации. Если информационное письмо инициировано вами, укажите дату и исходящий номер. В ответах на запрос необходимо указывать дату и номер входящего документа. Верхний же правый угол предназначается для обозначения адресата. Причем, неплохо бы было узнать персональные данные руководителя организации – получателя письма, и перечислить его должность, название компании и полный адрес местоположения.

Теперь немного о самом тексте. Продумайте и укажите тему сообщения. К примеру, о проведении выставки или о рассмотрении предложений. Начните вступительную часть со слов: «Сообщаем вам…», «Доводим до вашего сведения…» и тому подобное. Вступление напрямую зависит от вида информационного письма и его целей. Далее, как можно подробнее попытайтесь донести основную мысль послания. При необходимости добавьте приложения и не забывайте перечислить их названия в конце письма, а также впишите количество прилагаемых листов. Завершать информационное письмо следует заверениями в уважении, а также указанием должности и личных данных автора-составителя. Обязательна подпись и контактный телефон исполнителя.

Существует несколько разновидностей информационных посланий, краткое описание которых дается ниже.

Рекламно-информационное письмо (коммерческое, презентационное) заостряет внимание публики на товарах, событиях, услугах. Оно не предполагает прямого обращения к конкретному адресату, поэтому готовить ответ на него не требуется. Цель такого послания – указать какие-либо преимущества или побудить к действию.

Письмо-сообщение отражает события, взаимно интересные для обеих сторон, в отличие от письма-уведомления, ценного только для получателя.

Основной целью письма-извещения является информирование адресата о проведении публичного мероприятия, например, выставки, совещания, конференции. Такое информационное письмо имеет обязательный атрибут – конкретные детали об условиях, месте и времени проведения.

Пример информационного письма:

Учебный бизнес-центр «Стелла» сообщает о проведении обучающего семинара по теме «Налогообложение индивидуальных предпринимателей», и предлагает Вам принять в нем участие. Программа обучающего семинара прилагается. Проведение семинара назначено в большом актовом зале административного здания ЗАО «Агрегат» на 12 января 2013 года. Регистрация участников будет проводиться с 9-00, начало проведения семинара в 10-30. Адрес: г.Можайск, ул.Ленина, 54. В случае Вашего согласия убедительно просим подтвердить участие до 11 января 2013 года. На все интересующие вопросы Вам ответят в нашем офисе или по телефону: 45-16-28.

Источник:
Как оформить информационное письмо
Информационное письмо – пример одного из видов деловой переписки. Речь пойдет о правилах его оформления.
http://fb.ru/article/44670/kak-oformit-informatsionnoe-pismo

Как оформить письмо-просьбу

Начать письмо лучше всего с обращения по имени и отчеству, размещенных после слова «Уважаемый». Но зачастую, особенно в тех случаях, когда исполнитель запроса неизвестен, допустимо сразу переходить к содержательной части письма и непосредственно просьбе «Просим Вас. ». Старайтесь придерживаться делового стиля изложения. Будьте кратки и корректны, избегайте лишних фраз и формулировок.

Изложите свою просьбу и опишите обстоятельства, заставившие вас обратиться к указанному лицу. Кроме того, опишите предысторию, привлеките внимание к проблеме. Напомните об обязательствах. К примеру, сошлитесь на заключенный между сторонами договор о своевременном информировании партнеров. Сообщите о возможном положительном результате, который будет получен вследствие оказания требуемой помощи.

Для письма, содержащего просьбу об оказании благотворительной помощи, будет уместно привести список авторитетных лиц, участвующих в проекте и рекомендовавших обратиться к адресату. Важным может стать информирование о готовности представить полный документальный отчет о расходовании полученных средств. Бизнесмены оценят такой подход.

В заключительной части уместно будет выразить надежду на понимание и благодарность «Заранее благодарим Вас». Подпишите письмо у руководителя вашей организации, напишите его должность, расшифруйте подпись в скобках, указав фамилию и инициалы уполномоченного лица. Обязательно зарегистрируйте письмо в качестве исходящего документа у секретаря компании. Теперь останется только передать письмо адресату любым удобным способом.

Источник:
Как оформить письмо-просьбу
Поводов для обращения с просьбой в деловом письме может быть множество. Начиная с ходатайства о предоставлении информации и заканчивая петицией на тему благотворительности. Такое обращение может быть
http://www.justlady.ru/articles-150084-kak-oformit-pismo-prosbu

Как оформить письмо

Существуют определенные правила составления и оформления личных и деловых писем, каждый вид которых легко найти в интернете. Деловые письма бывают разнообразных тематик и назначений, это и письма-претензии, и благодарственные, и гарантийные и т.д. Но мы не будем здесь вдаваться в скурпулезные подробности написания каждого вида, а озвучим лишь основные постулаты и правила к оформлению личной конвертной корреспонденции.

Если Вы задались вопросом «Как правильно оформить письмо», значит вам не все равно, что подумает о вас получатель и какое произведет впечатление ваше письмо на него. Знайте, человек при получении письма сосредотачивает свое внимание на множестве факторов, даже бывает, не осознавая этого:

  • аккуратность написания
  • почерк
  • соблюдение границ и абзацев
  • и многие другие.

Соблюдение или несоблюдение этих правил наглядно демонстрирует не только отношение человека, написавшего письмо, к адресату, но и уровень образованности корреспондента. Разумеется, если письмо изобилует ошибками, правками, громадными или вообще отсутствующими полями, оно без даты и даже без подписи, адресат сразу поймет неуважительное отношение отправителя. По этой причине даже непрочитанное письмо уже способно дать информацию для размышлений, а стоит ли вообще читать такое послание.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод — чтобы письмо произвело правильное впечатление и ответную реакцию, его необходимо оформить правильно!

Давайте же рассмотрим подробнее, как оформить письмо правильно:

1. Обращение пишется с новой строчки, оно должно содержать имя того, кому направляется письмо. В случае если письмо официальное, также указывается фамилия, в конце обращения ставится один из знаков препинания – запятая, точка или восклицательный знак.

2. Основная часть письма по всем правилам пишется с красной строки и с большой буквы, при этом обязательно соблюдаются поля. Написанное должно быть читаемым и опрятным. Логически завершенные элементы оформляются в абзацы. Не стоит также забывать о необходимости придерживаться некоторого расстояния между строками и абзацем.

4. Завершающая фраза должна быть написана в правом углу, в зависимости от того, кому предназначено письмо, изменяется и сама фраза. В официальной корреспонденции чаще всего пишется «С наилучшими пожеланиями» или «Мы надеемся». В неофициальных письмах выбор намного больше и ограничивается лишь фантазией автора.

5. Дата написания проставляется внизу справа, при этом месяц рекомендуется указывать буквами, а не цифрами, так как цифровое обозначение иногда может привести к путанице.

6. Подпись указывается или внизу письма, в центре, на строчку выше даты, или в нижнем левом углу на уровне с датой. В официальных письмах также может присутствовать расшифровка подписи.

Написав письмо, остается лишь оформить конверт, последние тенденции предполагают граммотное написание в графе «Куда» адреса получателя начиная с улицы, номера дома и квартиры, а только после этого пишется пункт назначения и в самом конце область и страна. Индекс аккуратно вносится в специальное поле по образцу, находящемуся на оборотной стороне конверта.

Источник:
Как оформить письмо
Существуют определенные правила составления и оформления личных и деловых писем, каждый вид которых легко найти в интернете. Деловые письма бывают разнообразных
http://s-kak.ru/raznye-xitrosti/kak-oformit-pismo.htm

Как оформить спонсорское письмо на визу

При оформлении шенгенских виз, а также виз в Великобританию, Австралию, Таиланд, ЮАР и многие другие страны консульства требуют предоставить документы, подтверждающие платежеспособность заявителя. Наличие достаточных средств на осуществление поездки является одним из основных критериев, влияющих на положительный или отрицательный ответ консульства.

Взрослые заявители в большинстве случаев предоставляют справку с работы и выписку из банка либо иные документы, подтверждающие финансовую состоятельность.

В случаях, когда виза оформляется для несовершеннолетних, а также студентов, неработающих граждан или пенсионеров, в качестве подтверждения наличия достаточных денежных средств для осуществления поездки принимается спонсорское письмо.

Внимание: если целью визита является туризм или посещение родных или друзей, спонсорское письмо может быть оформлено только ближайшим родственником: супругами, детьми или родителями.

Спонсорское письмо пишется в свободной форме на русском либо английском языке. Спонсорские письма не заверяются нотариально.

Письмо пишется на языке той страны, в консульстве которой запрашивается виза, если на то имеются отдельные требования конкретного консульства. Также можно приложить перевод письма, если изначально оно выполнено на русском языке. На сегодняшний день такие требования предъявляются консульствами Австрии, Австралии, Великобритании, США, Швейцарии, Таиланда. Причем для консульств Австралии и Швейцарии требуется сертифицированный перевод.

В письме должна содержаться следующая информация:

— ФИО заявителя и спонсора;

— номера паспортов (у заявителя — загранпаспорта);

— даты поездки и страна/страны назначения.

В письме спонсор обязуется взять на себя все расходы, связанные с пребыванием заявителя в указанной стране.

К спонсорскому письму в обязательном порядке прикладываются:

— копия первой страницы паспорта спонсора с личными данными и фотографией;

— оригиналы выписки со счета и справки с работы спонсора;

— копия документа, подтверждающего родство.

This letter is to verify that I, __(1)____ (passport №), am willing and capable of financially supporting my _(2)_ ___(3)_______ (passport №) during visit to __(4)_ from_(5)_ till _(6)_.

I, ___(1)_______ (passport № ) hereby declare:

1. I wish to sponsor my __(2) (3)____ (passport № )

2. I hereby undertake that I will be responsible for the travelling, accommodation, food, health and all other expenses of my __(2)___ throughout the period of hes/her stay in __(4)__ from _(5)_ till__(6)__.

(1) Фамилия и имя спонсора в латинской транскрипции, номер российского паспорта;

(2) Степень родства (отец/мать, супруг/супруга, сын/дочь);

(3) Имя и фамилия спонсируемого лица в латинской транскрипции, номер его загранпаспорта;

(4) Страна/страны пребывания;

(5) Дата начала поездки;

(6) Дата окончания поездки.

Я, ________________, подтверждаю, что финансирую полностью все расходы, связанные с поездкой моей/моего (указать степень родства, ФИО спонсируемого, номера загранпаспорта ) в (указать страну) в период с ______ по ________. В качестве подтверждения своей финансовой состоятельности прилагаю справку с моего места работы и выписку из банка о состоянии моего счета.

Каждому подписчику мы дарим 1000 рублей на бонусный счет для оплаты проживания в любом отеле мира!

Источник:
Как оформить спонсорское письмо на визу
При оформлении шенгенских виз, а также виз в Великобританию, Австралию, Таиланд, ЮАР и многие другие страны консульства требуют предоставить документы, подтверждающие платежеспособность заявителя.
http://www.travel.ru/formalities/visa/sponsorship_letter.html

(Visited 2 times, 1 visits today)

Популярные записи:

Если не кормить грудью молоко пропадет само Если не кормить грудью молоко пропадет самоПерегорание грудного молока в народе имеет значение того, что… (11)

Ревнивы ли весы Гороскоп ревности. Как заставить ревновать Весы Знак зодиака Весы (23.09-23.10) Представители данного знака зодиака являются… (10)

Поссорились с парнем он не звонит Парень не звонит после ссорыя запуталась. не знаю что делать. встречаемся уже 2 года. последнее… (9)

Козерог мальчик Козерог мальчик Козерог отличается от других даже внешне. Козерог мальчик - ребенок, в котором с… (9)

Как заставить мужчину скорпиона бегать за тобой 7 шагов навстречу к мужчине своей мечты Не всегда на чувства прекрасной половины мужчина отвечает… (9)

COMMENTS