WebPsyholog Веб-гид по психологии
Существуют следующие виды переписки: дружеские письма, общественно-бытовая переписка и деловая корреспонденция. Деловое письмо имеет следующую структуру: заголовок, дата, внутренний адрес, обращение, основная часть, заключительная часть, подпись, внешний адрес. К дополнительным отметкам письма относятся: корреспондентские пометки, указание на содержание письма или на наличие включений, постскриптум.
Специалисты выделяют следующие виды деловых писем: письмо-уведомление о совершаемых действиях, письмо-просьба о чем-либо, письмо-приглашение, письмо-запрос, письмо-предложение (коммерческое товара или услуги), письмо-отказ в ответ на просьбу, предложение или запрос.
К деловой корреспонденции относятся также служебные записки.
Служебные записки тоже делятся на виды:
· распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;
· благодарности и поздравления;
· напоминания, просьбы, проведение мероприятия.
Письмо должно строиться по схеме: внимание – интерес – просьба – действие.
Одно из главных требований к письму – оно должно быть не длинным. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным, без многосложных и непонятных выражений. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым».
В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние, показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.
При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы.
Источник:
WebPsyholog Веб-гид по психологии
Существуют следующие виды переписки: дружеские письма, общественно-бытовая переписка и деловая корреспонденция. Деловое письмо имеет следующую структуру: заголовок, дата, внутренний адрес,
http://www.webpsyholog.ru/webins-1023-1.html
Документационное обеспечение делового общения
2011
, доктор экономических наук, профессор
(Кубанский государственный аграрный университет);
, кандидат психологических наук, доцент
(Кубанский государственный технологический университет);
, начальник отдела делопроизводства
Логвинова, Ирина Владимировна.
Документационное обеспечение делового общения: учебное пособие / . – Краснодар: Издательский Дом – Юг, 2011. – 108 с.
В учебном пособии дано представление о видах делового общения, формах взаимодействия, психологических барьерах, подготовке и ведении переговоров, документационном обеспечении управления и документировании делового общения хозяйствующего субъекта. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Содержание пособия ориентировано на дидактические единицы дисциплины «Психология делового общения» по специальностям «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», «Информационные системы и технологии на предприятиях».
Учебное пособие может быть использовано при подготовке студентов, обучающихся по специальности 230201.65 «Информационные системы и технологии на предприятиях» по дисциплине «Психология делового общения», а также по специальности 080109.65 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит». Будет полезно всем тем практическим работникам, кто по роду своей деятельности связан с оформлением управленческой документации.
Документационное обеспечение делового общения . 6
1.1 Деловое общение: функции, цели и виды. 6
1.2 Документ и его роль в системе управления. 10
1.3 Организация работы с документами. 15
1.4 Общие требования к оформлению служебных документов. 19
1.5 Особенности подготовки и правила оформления
распорядительных документов. 32
1.6 Особенности оформления оперативно-информационных
Контрольные вопросы . 48
Задания для самостоятельной работы. 50
Особенности оформления отдельных видов документов . 55
2.2 Документация по договорно-правовым отношениям
экономической деятельности. 65
2.3 Делопроизводство по письменным и устным
обращениям граждан. 68
Контрольные вопросы. 70
Задания для самостоятельной работы. 71
Этикет деловых отношений . 77
3.1 Этикет делового человека. 77
3.2 Деловой протокол и средства коммуникационного общения. 84
Контрольные вопросы . 88
Приложение 1. Пример приказа по основной деятельности. 96
Приложение 2. Вариант упрощенного оформления приказа. 97
Приложение 3. Пример распоряжения по организации на чистом
листе бумаги. 98
Приложение 4. Пример оформления указания в угловом варианте
расположения постоянных реквизитов. 99
Приложение 5. Пример постановления федерального органа.
Приложение 6. Пример решения коллегиального органа.
Приложение 7. Пример оформления протокола.
Приложение 8. Пример оформления акта.
Приложение 9. Пример оформления делового письма.
Приложение 10. Пример оформления внутренней докладной записки 106
Источник:
Документационное обеспечение делового общения
2011 , доктор экономических наук, профессор (Кубанский государственный аграрный университет); , кандидат психологических наук, доцент (Кубанский государственный
http://www.pandia.ru/text/77/366/33911.php
Документационное обеспечение делового общения
Распорядительные документы, отражающие административно-управленческую деятельность учреждений: постановления, решения, распоряжения, приказы и протоколы. Организационные и информационно-справочные материалы. Автоматизация и унификация документации.
Сущность понятия “документ”. Организационные, распорядительные, информационно-справочные, управленческие и кадровые документы. Основные правила составления и оформления документов, требования к оформлению реквизитов. Перечень требований к бланкам.
Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. Докладная записка о причинах несвоевременного представления информации о посещаемости занятий студентами юрфака юридического института Читинского государственного университета.
Унифицированные системы документации и основные виды документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Правила оформления реквизитов. Распорядительные документы организации. Составление и оформление характеристики.
Сущность документов для делопроизводства предприятия и их виды (организационные, распорядительные, информационно-справочные). Особенности расположение реквизитов, формата бумаги, системы текстового наполнения. Анализ документов по личному составу.
Нормативно-методическая база делопроизводства. Распорядительные документы. Сущность и виды приказа, его формуляр, специфика оформления. Организация хранения документов, номенклатура и формирование дел. Пример создания приказа по основной деятельности.
Составные части документа и схема расположения его реквизитов. Характеристика реквизитов “текст” и “отметка о наличии приложений”. Организационно-распорядительные документы по товарным операциям. Требования к оформлению и составлению претензионных писем.
Общая характеристика постановлений, решений, распоряжений, приказов и протоколов как распорядительных документов, отражающих административно-управленческую деятельность учреждений: определение сущности и стадии подготовки, органы, которые их издают.
Разработка и оформление официальных документов, организация их движения, учета и хранения. Термин “документационное обеспечение управления”. Делопроизводство и его становление в России. Документ как носитель информации. Унификация и стандартизация.
Характеристика главных правил оформления документов. Состав реквизитов, которые используются при подготовке организационно-распорядительных уставов. Система информационно-справочной документации. Исследование организации документооборота в учреждении.
Сущность и значение документационной системы управления (ДОУ). Роль и значение ДОУ в системе управления Российской Федерации. Направления стандартизации и унификации документов. Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии.
Источник:
Документационное обеспечение делового общения
Распорядительные документы, отражающие административно-управленческую деятельность учреждений: постановления, решения, распоряжения, приказы и протоколы. Организационные и информационно-справочные материалы. Автоматизация и унификация документации. Бухгалтерский учет и аудит, русский язык
http://allbest.ru/o-3c0a65625a2ad68b4c53b89521216d27.html
Документационное обеспечение делового общения
Автор работы: Пользователь скрыл имя
Тип работы: реферат
Глава 1 Документы для внутреннего пользования 5
Глава 2 Документы для внешнего пользования 11
Глава 3 Документирование управленческой деятельности. Основные виды управленческих документов 16
Глава 4Документирование договорно-правовых отношений 20
Согласно определению понятия «документ» , данному Федеральным законом от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле», документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».
Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). Существуют бланки двух видов: 1) для писем; 2) для организационно- распорядительных и иных документов. По ГОСТу 9327 должны использоваться бланки двух форматов: А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм), на первом из которых имеет место угловое расположение реквизитов, а на втором – продольное. Бланки документов должны иметь поля: с левой стороны – 20 мм, с правой стороны и снизу – не менее 8 мм, сверху – не менее 10 мм.
В зависимости от того, каким нуждам организации, внутренним или внешним, отвечает служебная документация, различают две категории: документы для внутреннего пользования и документы для внешнего пользования.
Большинство реквизитов на документах для внутреннего и внешнего пользования одинаковы, но есть и определенные различия.
Документы для внутреннего пользования называются обычно управленческими или организационно- распорядительными (ОРД). ГОСТ 6.38-90, введенный с 1 января 1991 г., установил 31 реквизит:
1. Государственный герб (для бланков государственных предприятий). Его изображение помещается на верхнем поле управленческих документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
2. Эмблема организации. Ее изображение помещается также на верхнем поле документа, но ниже государственного герба.
3. Изображение наград. Хотя этот реквизит не отменен до сих пор, но в настоящее время его почти не используют.
4. Код организации по ОКПО – Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Изображается в виде цифр в правой верхней части документа.
5. Код документа по ОКУД – Общероссийскому классификатору управленческой документации. Изображается в виде цифр в правой верхней части документа.
6. Наименование министерства или ведомства. Помещается только на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.
7. Наименование организации (где составлен документ). Указывается в соответствии с Положением об этой организации.
8. Наименование структурного подразделения. Указывается, если соответствующее подразделение имеет право на издание документов рассматриваемого типа. Помещается ниже наименования организации.
9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, телефакса, номер счета в банке; к этому следует добавить адрес электронной почты, страницу в Интернет (Web-sitе). Эти данные помещаются ниже наименования организации.
10. Название вида документа. Оно должно быть в соответствии с содержанием документа. Указывается заглавными буквами.
11. Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 22.06.98 (возможный обратный вариант – 98.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно- цифровой передачи дат: 22 июня 1998 года.
12. Индекс. Состоит из порядкового номера, обновляющегося с начала календарного года. Этот номер может быть дополнен индексом по номенклатуре дел и индексом применяемого классификатора (вопросов деятельности корреспондентов). В случае составления документа несколькими организациями их регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке представления авторов на документе.
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме.
14. Место составления или издания документа. Указывается на всех документах, кроме служебного письма.
15. Гриф ограничения доступа к документу. Указывается в правой стороне верхней части документа. При наличии такого грифа на документе им можно пользоваться только на работе. Гриф «Секретно» дает право на ознакомление с ним только узкому кругу работников, имеющих специальный допуск.
16. Адресат. Документ может адресоваться в организацию или конкретному должностному лицу. В первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия пишется в именительном падеже.
Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и фамилия адресата – в дательном.
Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации отдельно не указывается.
Если документ направляется одновременно в несколько организаций, то их названия указываются обобщенно.
Каждый экземпляр такого документа подписывается. Слово «копия» на втором, третьем и четвертом экземплярах не ставится.
При направлении документа разовым корреспондентам указывается их полный почтовый адрес.
Если документ рассылается более чем четырем адресатам, то должен быть составлен список на рассылку; на каждом экземпляре указывается только одни адресат.
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя.
17. Гриф утверждения документа. Помещается в правой верхней части титульного листа и включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности утверждающего лица, его личную подпись с расшифровкой и дату.
При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДЕНО», название документа в творительном падеже, дату и номер.
18. Резолюция. Должна содержать указание по исполнению приказа, постановления и т.д., заключенного в документе. В состав резолюции должны входить: фамилия исполнителя, содержание распоряжения, срок исполнения, подпись, дата. В простейшем случае ставятся фамилия исполнителя, подпись автора резолюции и дата.
19. 3аголовок к тексту. Указывает на содержание документа с предлогом (Об) без кавычек: Об утверждении графика погашения задолженности. Не следует употреблять в этом случае слова касательно (кас.), касается. На документах формата А5 заголовок к тексту может отсутствовать.
20. Отметка о контроле. Если срок исполнения документа не указан в резолюции, то он определяется в один месяц или как отмечено в документе.
21. Текст. Это содержание письма, которое может оформляться в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов в нем целесообразно выделять разделы, подразделы, пункты; нумеровать их следует арабскими цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин, побудивших составление письма, и основной части с изложением сути дела (обращения).
В организационно- распорядительных документах содержание текста обычно излагается от первого лица единственного числа (постановляю, предлагаю, прошу). Если документ исходит от коллегиальных органов, то принята форма изложения от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В протоколах текст принято излагать от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили). Содержание письма излагается от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить) или множественного (просим рассмотреть), а также от третьего лица единственного числа (администрация согласна принять, не возражает против направления, профком считает возможным).
22. Отметка о наличии приложений. При наличии их в документе делается запись в форме: «Приложение: на 5 л. в 2 экз».
23. Подпись. Этот реквизит включает: наименование должности лица, подписывающего документ, и личную подпись с расшифровкой.
Если документ подписывается двумя должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью:
Если документ подписывается лицами, занимающими равные должности, то их подписи располагаются на одном уровне.
24. Гриф согласования. Включает: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с кем согласовывается документ, личную подпись с расшифровкой и дату.Грифы согласования располагаются ниже реквизита «Подпись».
25. Визы. При визировании документа необходимо ставить не только личную подпись с ее расшифровкой, но и дату.
23. Печать. В ряде специальных документов, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также иных, предусмотренных действующим законодательством, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой).
27. Отметка о заверении копии документа. Отметка «Верно» указывается ниже реквизита «Подпись» и заверяется соответствующим должностным лицом, в подтверждении чего ставятся его личная подпись с расшифровкой и дата заверения.
В необходимых случаях (при выдаче копии документа на руки или пересылке ее в другие организации) на заверительной подписи ставится печать.
28. Фамилия исполнителя ( составителя) и номер его телефона. Указывается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В ее состав входят: краткие сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Состоит из записи «Информация перенесена на машинный носитель», подписанной ответственным за перенос лицом, и даты переноса.
31. Отметка о поступлении документа. Помещается в его нижней части и состоит из сокращенного наименования организации – получателя документа, даты поступления документа и его индекса.
Источник:
Документационное обеспечение делового общения
Автор работы: Пользователь скрыл имя Тип работы: реферат Глава 1 Документы для внутреннего пользования 5 Глава 2 Документы для внешнего пользования 11 Глава 3
http://freepapers.ru/87/dokumentacionnoe-obespechenie-delovogo-obshheniya/112770.728757.list1.html
COMMENTS