Этикет электронной почты
Этот документ представляет несколько простых основополагающих принципов этикета электронной почты. Однако сие не есть строгий диктат каких-либо конкретных стиля или правил: это просто пояснение важных вопросов, с которыми мы сталкиваемся при пользовании электронной почтой. В конце концов, электронная почта – это средство связи, поэтому нашей целью должна быть ясность в этих вопросах.
Нижеследующий тест – это просто список пунктов (не в порядке их важности и предпочтений).
"Личное имя" ("Отправитель") – это необязательный параметр, который поддерживают большинство мейлеров. Он присоединяется к Вашему электронному адресу просто как текстовый комментарий.
Всегда заполняйте это поле (если Ваша почтовая система позволяет это сделать): имя отправителя вкупе с электронным адресом позволяют идентифицировать Вас лучше, чем только лишь по одному адресу. Используйте оригинальное, реальное и логичное имя: так, фразы "Угадай-ка!", "Кое-кто" или подобные, используемые как Ваше имя, раздражают получателей и препятствуют быстрой идентификации Вас и Вашего сообщения в целом. Если Ваш мейлер поддерживает использование имени получателя в поле "Кому" Ваших исходящих сообщений, не пренебрегайте заполнением его. Это зачастую помогает Постмастеру найти адресата сообщения, даже если его почтовый адрес окажется неверным или недействительным в данный момент.
Электронный адрес "12345@mail.ru" содержит значительнее менее информации, чем если бы соответствующее поле было заполнено как "Ivan Petrov 12345@mail.ru" или "12345@mail.ru (Ivan Petrov)".
Всегда включайте поле "Тема" в Ваше сообщение. Практически все мейлеры отображают эту строку при просмотре почтового ящика, и часто оно является тем самым ключом, по которому происходит поиск, сортировка или иные действия с электронным письмом. Делайте поле темы значимой. В случае если Вы отвечаете на чье-либо сообщение, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и тему; а еще лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма. Тема письма – это красная нить смысла всего сообщения, поэтому изменение предмета обсуждения без изменения темы этого письма может привести к путанице и затруднениям.
Пытайтесь сопоставлять размер Вашего сообщения содержанию и целям данной переписки. Если, скажем, Вы просто посылаете быстрый запрос, сделайте его кратким и емким. Старайтесь всегда придерживаться темы письма насколько это возможно. Если Вам необходимо расширить круг обсуждаемых вопросов либо перейти к другим темам, чаще всего в этом случае лучше послать сообщение новым письмом, с новой темой, что позволит Вашим получателям рассматривать разные темы в отдельности. Не пишите весь текст своего сообщения в верхнем регистре (заглавными буквами); несколько слов, выделенных таким способом, лучше подчеркнут важность этого места. Предпочитайте разбивать Ваш текст на логически раздельные параграфы и использовать несколько коротких предложений вместо чересчур длинных.
Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Электронная почта – это средство связи в чистом виде; плохо сформулированные и неграмотные сообщения плохо читаемы и являются потенциально непонятными. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Все самые вопиющие нарушения языковых правил, что я видел в жизни вообще, встречались именно в электронной переписке. Если Ваши слова достаточно важны для того, чтобы быть написанными, тогда они также действительно важны, чтобы быть написанными правильно!
Избегайте публичного "флейма", т.е. сообщений, отсылаемых в состоянии гнева, аффекта и плохого настроения. Сообщения, отсылаемые в моменты, когда Вы себя плохо контролируете и находитесь в дурном расположении духа, в основном лишь усугубляют ситуацию и заставляют Вас же жалеть о них впоследствии. Хорошенько подумайте и примите твердое решение, что это действительно необходимо, прежде чем вступить во флеймовую переписку. (Просто организуйте себе чашечку кофе – удивительно, насколько Вы можете "остыть" за столь короткое время! Ведь чашка хорошего кофе – это прекрасное успокаивающее).
Если Ваша почтовая программа поддерживает красочное оформление стиля письма (жирный шрифт, курсив и т.д.), убедитесь в том, что Ваш адресат имеет мейлер, который также поддерживает это.
Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих кредитных карточек в тексте электронных писем. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена недобросовестными людьми, для которых валидные номера кредитных карт есть практически ни что иное, как Ваши деньги, которыми они могут воспользоваться в корыстных целях.
Цитируйте в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа. Помните, что электронная почта не является таким же моментальным способом передачи мыслей, как, к примеру, телефон. Поэтому получатель иногда рискует не смочь восстановить смысл Вашего письма (если он забыл начало). Особенно это актуально, если он получает много писем каждый день. Включение нужных кусков исходного письма в Ваше сообщение поможет получателю легко понять, о чем идет речь. При этом цитируйте только действительно нужные фразы исходного письма, минимально необходимые для поддержания смысла.
Наиболее раздражающая вещь, которую Вы можете встретить в электронной переписке – это цитирование Вашего же 5-страничного письма, возвращенного с припиской "Я тоже!". Возвращайте адресату в виде цитирования по возможности меньший объем оригинального письма, который уже дает возможность вспомнить контекст.
Используйте специальные символы выделения цитируемого текста от нового. Использование стандартного символа ">" делает сообщения легко воспринимаемым. Однако при желании Вы можете также использовать и иные символы, понятные Вашим адресатам при использовании их логично и последовательно.
Тщательно следите за тем, кому адресовано Ваше письмо, т.к. могут возникнуть неприятные для Вас ситуации при случайной отсылке личного сообщения в мейл-лист конференцию) (т.е. нескольким получателям сразу); и обычно это не нравится также и членам мейл-листа (конференции).
Спросите себя лишний раз о том, правильно ли адресован Ваш ответ: имеется в виду, что послать сообщение, состоящее только из слов "Я согласен", лучше напрямую автору оригинального письма ("директом"), а не через мейл-лист (конференцию) или сервер рассылки, даже если Вы получили письмо от него именно таким образом.
"Подпись" – это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений (обычно содержит Вашу контактную информацию). Многие мейлеры умеют вставлять подпись в Ваши сообщения автоматически. Подписи – это прекрасная идея, к сожалению, порою превращаемая в абсурд; золотая середина между этими вещами – ключ к созданию верной подписи.
Всегда используйте подпись (если имеется такая возможность): она однозначно идентифицирует Вас. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса). Во многих почтовых системах, особенно там, где почта проходит несколько шлюзов (при этом могут теряться иные Ваши идентификаторы, а как-то: поля "Отправитель", "Тема" и т.д.), Ваша подпись может стать единственным признаком, которое сможет поведать получателю, кто Вы.
Делайте подпись краткой: четыре-семь строк – максимальная рекомендуемая длина подписи. Ненужные длинные подписи занимают место и могут раздражать.
Электронная почта – это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит.
Если Вы просите что-либо, не забывайте говорить "пожалуйста". Аналогично, если некто делает что-нибудь для Вас, никогда не бойтесь сказать "спасибо". Это может звучать слишком избито, и даже оскорбительно, однако это действительно удивительно, как много людей, весьма вежливых в повседневной жизни, как бы утрачивают свои хорошие манеры в электронной переписке.
Не ожидайте немедленного ответа. Тот, что Вы не получили ответ от кого-то на свое письмо в течение десяти минут, вовсе не означает, что он или она игнорирует Вас, и это не есть что-либо ненормальное. Всегда помните, что не существует такой вещи, как безопасная почтовая система.
Неразумно посылать очень личную или важную информацию электронной почтой, если Вы не используете кодирование сообщений с помощью надежных систем шифрования. Запомните, что всегда есть вероятность того, что Ваше приватное сообщение тем или иным путем может попасть "не к тем людям".
При посылке какого-либо важного запроса, на который Вы ожидаете ответ, убедитесь в том, что Вы направили достаточно информации для того, чтобы сделать ответ возможным. Например, запрашивая техническую поддержку, включите описание проблемы и версии программы, которую Вы используете; если необходимо, укажите номер контракта, заказа, далее Ваше имя и название организации, а также любые другие детали, которые, по Вашему мнению, могут помочь в обработке Вашего запроса и т.п.
Эмоциональное оформление: улыбающиеся мордашки ("смайлики") и т.д.
Электронная почта обеспечивает практически немедленный контакт, однако при этом полностью лишена сопровождения речи "языком жестов". Неугомонная культура людей в сети Интернет уже многие годы решает эту проблему с помощью так называемых "улыбающихся лиц" ("смайликов"), или комбинацией символов ASCII, призванных передавать выражение человеческого лица (повернутого набок).
Некоторые мысли Дэвида Хэрриса (David Harris) в авторском переводе Сергея Федько и обработке Катерины Степановой 🙂
Этикет электронной почты
Сетикет (сетевой этикет) — правила поведения, общения в компьютерной сети.
Август. Лето. Отпуск. Что может быть лучше? Забыть о работе, о делах. Но полностью забыть о бизнесе удаётся не всем. Мы берём в отпуск любимые «гаджеты» — смартфоны, планшеты, ноутбуки. Читаем и пишем электронные письма. Те, кто постоянно работает с ними, часто задают себе вопрос: а есть ли правила написания электронного письма? Тем, кому интересна эта тема, предлагаю познакомиться с электронной книгой Игнатьевой Е.С. «Международный этикет. Деловой Этикет разных стран, на примере 12 стран мира».
В этой книге подробно рассмотрены вопросы делового этикета и раскрыты нюансы делового общения с представителями США, Италии, Германии, Франции, Швейцарии, Испании, Японии, Тайланда, Китая, Гонконга и Индии. Но сегодня мне хотелось бы остановиться только на правилах поведения и общения, принятых при использовании компьютерных сетей — правилах бизнес-сетикета — сетевом этикете (Netiquette). Мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем, как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнёрами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным. Я называю это «10 правил сетикета».
Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. Придерживайтесь при написании структуры делового электронного письма в следующем виде:
1. «Шапка» в корпоративном стиле.
3. Содержание, цель обращения.
5. Личная подпись с указанием контактов.
6. Ссылка на сайт компании.
7. Логотип, если это необходимо.
Правило 3. Во избежание преждевременной отправки, адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательны с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.
Правило 4. Обязательно пишите приветствие. Оно несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо.
Правило 6. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации. Когда Вы пишете кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше всё же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.
Правило 7. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы . Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, а потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек. Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.
Правило 8. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трёх суток. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Имейте ввиду, что, если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней, это явный отказ от общения. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать.
Правило 9. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы . ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик в интернет-пространстве. В лучшем случае его отнесут к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя. В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.
Правило 10. В конце письма обязательно ставьте свою подпись, она поможет Вашему респонденту однозначно идентифицировать Вас. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырёх-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в неё несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.
Татьяна Голец, руководитель группы качества
Этикет электронной почты или правила написания электронного письма
Этикет электронной почты или правила написания электронного письма
Сегодня все знают, что такое e-mail, факс, и мобильный телефон. Эти средства коммуникации открыты для широкого пользования. Поэтому почта, которую получают компании и сотрудники, часто, содержит всеразличные шутки, личные записки и спамы. Но не забывай, что твоя почта – это показатель твоего профессионализма. Никто же не рисует смешные рожицы на официальных документах, так зачем это делать тебе? Если в компании не принято звонить начальнику напрямую, то не стоит и отсылать ему письма по электронной почте.
Если при отправлении e-mail обратный адрес высвечивается автоматически, то от факса такого чуда не жди. Обычно у компаний есть стандартные бланки для писем, где указана контактная информация. Если же нет, то укажи координаты сам.
“Личное имя” (“Отправитель”) – это необязательный параметр, который поддерживают большинство мейлеров. Он присоединяется к Вашему электронному адресу просто как текстовый комментарий.
Всегда заполняйте это поле (если Ваша почтовая система позволяет это сделать): имя отправителя вкупе с электронным адресом позволяют идентифицировать Вас лучше, чем только лишь по одному адресу. Используйте оригинальное, реальное и логичное имя: так, фразы “Угадай-ка!”, “Кое-кто” или подобные, используемые как Ваше имя, раздражают получателей и препятствуют быстрой идентификации Вас и Вашего сообщения в целом. Если Ваш мейлер поддерживает использование имени получателя в поле “Кому” Ваших исходящих сообщений, не пренебрегайте заполнением его. Это зачастую помогает Постмастеру найти адресата сообщения, даже если его почтовый адрес окажется неверным или недействительным в данный момент.
Всегда включайте поле “Тема” в Ваше сообщение. Практически все мейлеры отображают эту строку при просмотре почтового ящика, и часто оно является тем самым ключом, по которому происходит поиск, сортировка или иные действия с электронным письмом. Делайте поле темы значимой. Для примера, посылка сообщения в конференцию, посвященную обсуждению почтовой программы The Bat! (Bat Talk) с темой “The Bat!” является практически таким же бесполезным действием, как и посылка сообщения с незаполненным полем темы вообще. В случае если Вы отвечаете на чье-либо сообщение, но при этом изменяется основная мысль диалога, изменяйте соответственно и тему; а еще лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма. Тема письма – это красная нить смысла всего сообщения, поэтому изменение предмета обсуждения без изменения темы этого письма может привести к путанице и затруднениям.
“Подпись” – это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений (обычно содержит Вашу контактную информацию). Многие мейлеры умеют вставлять подпись в Ваши сообщения автоматически. Подписи – это прекрасная идея, к сожалению, порою превращаемая в абсурд; золотая середина между этими вещами – ключ к созданию верной подписи.
Электронная почта – это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит.
Источники:
Этикет электронной почты
Бесплатная почтовая система NextMail.ru – это неограниченный ящик для хранения Ваших писем, бесплатный хостинг 2 Гб, файловое хранилище, мощный антиспам-фильтр, служба сообщений, современный, дружественный веб-интерфейс, FTP-доступ к файловому хранилищу
http://nextmail.ru/hist/etiquette.phtml?t=2
Этикет электронной почты
Фирма КАМИН г. Калуга. 1С:Франчайзи, разработчик типовых конфигураций на платформе 1С
http://www.kaminsoft.ru/newspaper/latest/2016/330-avgust/4475-etiket-elektronnoj-pochty-ili-10-pravil-setiketa.html
Этикет электронной почты или правила написания электронного письма
Этикет электронной почты или правила написания электронного письма Сегодня все знают, что такое e-mail , факс, и мобильный телефон. Эти средства коммуникации открыты для широкого пользования.
http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp
COMMENTS