Тайм менеджмент

Выполнить все задачи и остаться в живых — тайм-менеджмент

Полезные инструменты и главные принципы.

Меня зовут Константин Кузнецов. Я создатель и руководитель компании RocketSales. Мы занимаемся внедрением и доработкой amoCRM. Расскажу, что значит быть руководителем и что мне помогает эффективно вести бизнес в сфере ИТ. Cегодня коснусь вопроса тайм-менеджмента. Я поделюсь своим опытом в этой области и тем, как он влияет на мою жизнь и жизнь моей компании.

Тайм-менеджмент — это умение управлять своим временем.

Время — это невозобновляемый человеческий ресурс и оттого наиболее ценный. У человека всего 16 рабочих часов в сутках, он не так много может успеть за это время.

Чтобы не тратить время впустую, необходимо.

  1. Понимать, с какой целью вы его инвестируете в то или иное мероприятие.
  2. Исходя из целей, грамотно планировать мероприятие.

Главное в тайм-менеджменте — это цели. Всё идёт от них. Цели — это навигатор: то, что ты делаешь сегодня, должно вести тебя к той цели, которую ты себе ставишь.

Каждый день нужно спрашивать себя: «То, что я делаю сейчас, приближает меня к моим целям?».

А вы знаете о новогодней распродаже учебных курсов Skillbox? Это курсы по маркетингу и менеджменту, которые рекомендует Cossa.

Специальные комплекты курсов по 29 декабря можно купить со скидкой до 70%!

А ещё можно собрать собственный комплект курсов, самых нужных и интересных именно вам.

Сюда же относится работа по найму. В обществе повелось думать, что работа по найму — это трата времени. Якобы недобросовестные бизнесмены обогащаются за счёт бедных работяг. Интернет подогревает эту тему. Всевозможные новоиспечённые бизнес-коучи рассказывают о том, как работать час в день и быть миллионером. Важно понять, что миллионерами не становятся в одночасье. Это долгий и кропотливый труд.

Не нужно ударяться в крайность и считать работу на кого-то ограничением собственной свободы. Работа на кого-то — это нормально, пока ты двигаешься к своей основной цели. Я всегда прошу своих сотрудников прописывать цели. У нас даже в анкетах при приёме на работу указан пункт о ближайших целях. Я смотрю, чем могу помочь человеку, насколько нам с ним по пути. Мне важно, чтобы сотрудник развивался как профессионал, а не работал только за зарплату.

Одно из моих правил: помоги другим людям достичь их целей, в ответ они помогут тебе достичь твоих.

Если же человек работает только за зарплату, то он действительно тратит своё время впустую и живёт чужой жизнью. Важно видеть эту грань. Время не считается потерянным, если вы получили опыт, который поможет вам достичь своей цели. Пусть вы и работаете на «дядю».

Теперь поговорим о планировании.

Существует великое множество инструментов для контроля и управления своим временем. Я коснусь лишь тех, которые использую каждый день.

  • Матрица Эйзенхауэра
  • Asana
  • Timedoctor
  • Google Календарь
  • MindNode
  • Заметки на iPhone
  • Ручка и бумага

Основа моего тайм-менеджмента — это матрица Эйзенхауэра. Она позволяет структурировать дела по степени важности.

Дела важные и срочные — ими могут быть угроза увольнения, отсутствие денег, проблемы со здоровьем. В этой ячейке находятся дела, которые доведены до крайности, кипят. В идеале, эта ячейка должна быть пуста, и человек должен заниматься только важными делами. Но всем нам свойственно откладывать важные дела на потом. Если постоянно откладывать важные дела, они становятся важными и срочными. В то же время, если делать только срочные дела, то до важных можно и не добраться.

Наиболее эффективный вариант работы по матрице Эйзенхауэра — это когда вы выполняете сначала важные дела, а потом срочные.

Я организую рабочий процесс в таск-менеджере Asana. В нём я структурирую всю информацию согласно матрице Эйзенхауэра. Все важные задачи, планы — всё здесь. В Asana я провожу большую часть рабочего времени.

Основным плюсом сервиса для меня является возможность делегировать задачи своим сотрудникам и держать их на контроле. Мы можем обсуждать задачи прямо внутри сервиса.

Мой рабочий день начинается с того, что я включаю тайм-доктор. Он позволяет мне отслеживать, на что я трачу время. К концу рабочего дня у меня на руках есть отчёт о проделанной за день работе и количестве потраченного на неё времени.

Он у меня синхронизирован с Apple-календарём. Я точно знаю, что не могу оказаться на двух встречах одновременно. Важная функция: другой человек может создать для меня важное событие, которое будет у меня отображаться, и в нужный момент придёт оповещение. К моему календарю есть доступ у всех сотрудников. Они видят только занятое время, но не названия событий. На занятое время они уже не могут назначить мне встречу. Можно настраивать права доступа и кто какие события видит.

Я его использую для личного, семейного и рабочего планирования.

Это приложение для mac и iOS для создания карты мыслей. Оно позволяет структурировать мысли в виде древовидных систем. Я использую её около семи лет. Она, на мой взгляд, самая красивая визуально, удобная и синхронизируется с iPhone. Минус: система не облачная, не синхронизируется с Windows.

Незаменимый помощник после ручки с бумагой. Если приходит идея, я записываю её в заметки на iPhone. За всё время уже накопилось 1161 заметка. Я их никак не структурирую, в случае необходимости пользуюсь поиском, чтобы найти нужную информацию. Не раз приложение спасало меня, когда рядом не было письменных принадлежностей. Бонусом, можно выгрузить информацию и поработать с ней позднее с любого устройства Apple.

Использую как временный инструмент для выгрузки информации. Без неё никуда. Иногда, только бумага с ручкой позволяет мне навести в голове порядок.

В тайм-менеджменте есть и обратная сторона — это падение уровня креатива. Но, если грамотно балансировать, то ты получаешь свободу жить здесь и сейчас.

Поясню: существует понятие «уровень креативной энергии». Оно говорит о том, что разный тип задач требует разного вида энергии. Чтобы быть продуктивным, нужно выбирать задачи, исходя из текущего морального состояния: хочешь писать — пиши, хочешь качаться — качайся, хочешь посидеть и посмотреть на стену — сиди и смотри.

Ещё одна опасность тайм-менеджмента — удариться в крайность и заняться микроконтролем. Это когда ты начинаешь маниакально контролировать каждую секунду своего времени. Чаще эта черта свойственна новичкам, которые ещё не достигли баланса, их кидает из стороны в сторону. Хотя есть примеры известных персон, которые сделали микроконтроль частью своей повседневной жизни. На мой взгляд, это крайность. При таком раскладе не остаётся места импровизации и свободе. Ведь самое необычное в нашей жизни происходит именно в моменты, когда мы позволяем себе наблюдать за течением событий.

Грамотный тайм-менеджмент — это когда ты планируешь, следуешь плану, но при этом открыт к новым возможностям. Я сторонник гибкого тайм-менеджмента. Без гибкости мы превратимся в швейцарские часы.

Тайм-менеджмент учит грамотно распоряжаться своим временем, но не увеличивает его количество. Возможностей всегда больше, чем времени. Сделать всё в одиночку жизни не хватит.

Но есть один чит-код. Если тебе нужно больше времени, нужно научиться делегировать.

В начале я работал один. Результат был небольшой. На работу уходило всё моё время. Отчёты в тайм-докторе показывали, что в день я отработал около десяти часов. За это время я успевал сделать несколько звонков, пару настроек системы. На данный момент моя команда в день нарабатывает 200 часов.

Вопрос: мог бы я с помощью тайм-менеджмента растянуть сутки на 200 часов? Нет, это физически невозможно.

Вывод: если у меня не хватает времени на выполнение задач, то я могу обучить другого человека и перенести часть задач на него. Сегодня самые важные задачи я выполняю сам, остальные делегирую другим.

Ещё один парадокс: чем больше ответственности, тем больше свободы. Набрать тысячу людей — это ответственность. Но это же и даёт свободу. Есть иллюзия, что чем больше ответственности, тем меньше свободного времени. Это верно лишь на первых порах, пока ты обучаешь новых сотрудников. В дальнейшем свободного времени снова становится больше. Но это не значит, что ты можешь спокойно лежать на пляже, пока твои сотрудники работают. Время даётся для того, чтобы заняться вопросами, на которые раньше не хватало времени. Делегирование даёт возможность реализовать новые цели.

Когда ты думаешь о себе — твоё время ограничено твоим личным временем. Когда ты думаешь о других — твоё время суммируется со временем остальных.

Невозможно вести крупный проект в одиночку. Не хватит ни сил, ни времени. Для достижения большой цели нужна команда.

Например, у Стива Джобса было столько же времени в сутках, как и у других людей. Но он решил не делать всё в одиночку, а инвестировать своё время в команду. Тем самым время суммировалось, и в сутках появилось уже не 16 рабочих часов одного человека, а 16 000, к примеру. Это огромный ресурс. Такая сила уже способна создать что-то стоящее.

В книге очень хорошо описана матрица Эйзенхауэра. Автор много говорит про цели, что нужно постоянно сверяться со своим компасом, чтобы понимать, куда ты идешь. Только так можно правильно приоритизировать задачи.

Автор хорошо трактует как декомпозировать задачи. Возьмите огромную задачу и разделите её на мелкие. Хорошо освещает общую концепцию тайм-менеджмента именно для русского менталитета.

Книга — библия тайм-менеджмента. Рассказывает о том, как очистить сознание от дел, структурировать информацию. Основная идея, что всё нужно записывать и систематизировать.

Лайфхак: отключите все уведомления и счётчики сообщений в приложениях. Проверяйте сообщения раз в час. Это помогает не отвлекаться, сфокусироваться на работе и повышает продуктивность.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

Комментарии:

Ближайшие события

Курс обучения «Основы блокчейн-индустрии» в Санкт-Петербурге

Веб-аналитика: базовый курс

Самые интересные статьи, обзоры и размышления —

© Cossa. При воспроизведении редакционных материалов сайта обязательна установка активной гиперссылки на источник — страницу с этой публикацией на Cossa.ru.

Статьи

Вход на cossa.ru

Выбирай любой вариант входа:

Используйте свой аккаунт в социальной сети Facebook или Twitter, чтобы пользоваться сайтом

Тайм-менеджмент для мам

Яна Франк «Муза и чудовище» или тайм-менеджмент для творческих людей существует?

Дата: Ноябрь 14, 2017

Всем прекрасного времени суток и превосходного настроения!

Я Трагарюк Мария, автор проекта «Мама, укрощающая время«. Я профессиональный организатор пространства и консультант по системам уборки и, да, я очень люблю порядок, но не настолько, чтобы променять на него счастье. А ещё я всегда была и есть человеком, который любит творчество и творить.

Поэтому вопрос: существует ли тайм-менеджмент для творческих людей, меня всегда очень интересовал.

Однажды, ко мне попала книга, написанная известным дизайнером Яной Франк «Муза и чудовище». Интересное название, не так ли? Правда, это не всё. Продолжение названия книги было таким: «Как организовать творческий труд». Мне, как любителю всяческих произведений по организации пространства и времени, стало ещё интереснее. Я проглотила эту книжку буквально за пару часов. Написано произведение Яны Франк «Муза и чудовище» легко, интересно и конечно, не лишено разумного и уместного юмора. А главное в нем изложена четкая идея, как же можно организовать свою работу любому человеку, творческому в том числе.

Дата: Сентябрь 30, 2017

Когда ты становишься мамой, то жизнь меняется навсегда. Отныне забот становится больше, а часов в сутках по-прежнему 24. Моей дочери почти 10, она уже вполне себе самостоятельная девочка и ее не нужно кормить с ложечки, купать или укладывать спать. Но вместо этих забот пришли другие (школа, кружки и спортивные секции и т.д.), а я то наивно полагала, что у меня станет больше свободного времени.

Пока я работала в офисе, то с планированием дел было проще: дом-работа-дом. Дома я занималась ребенком и домашними делами, а в офисе — сугубо рабочими вопросами и не смешивала одно с другим. В полный хаос моя жизнь превратилась, когда 3 года назад я стала фрилансером.

Дата: Сентябрь 21, 2017

До рождения детей, я думала, что умею грамотно распоряжаться временем. Но когда родились наши двойняшки, я поняла, как глубоко заблуждалась. То, что все свое время я буду посвящать детям и только им – к этому я не была готова. В редкие свободные минуты я ничего не успевала выполнить по дому и очень огорчалась.

Как и многие молодые мамы, я совершала типичные ошибки, приводящие к хронической усталости и выгоранию. В любую свободную минуту я хваталась за все дела подряд, писала себе огромные списки дел, которые не переделать и за месяц. Делала много дел одновременно. И часто забывала отдыхать.

Настало время исправлять ситуацию. И в течение нескольких лет я вывела для себя вывела четыре основных принципа как «успеть всё».

Дата: Август 28, 2017

Как повысить собственную эффективность в 10 раз? Как всё успеть многодетной маме? Как поменьше спать и побольше делать? Как задействовать левую незанятую ногу при обеих занятых руках?

Целая армия многодетных и не очень мам-перфекционисток ломает голову над повышением собственной эффективности и параллельно пытается решить, как справиться с усталостью. Наверное, есть категория продвинутых мам, которые не лезут на амбразуру круглые сутки и спокойно варят борщ за 40 минут, а не за 20, как я, просчитывая каждое движение и максимально эффективно расходующих каждую секунду процесса. [Читать далее…]

Дата: Август 1, 2017

Вы мама маленького ребенка? А еще та, что исхитряется совмещать работу, дом и малыша? А может вы, только готовитесь стать мамой? Тогда тема ранних подъемов – маст хев для прочтения, изучения и активной практики. Помните, среди малышей почти нет лежебок, мечтающих поспать до 12.

К тому же раннее пробуждение позволяет уделить время себе любимой, прийти в себя, поразмыслить, набросать план дня, сделать гимнастику и вообще успеть вложить в день максимум полезного.

Но не всем удается легко начать день в 6 или даже в 7 утра. Можно ли перестроить свой организм? Ура, ответ – да!

Дата: Июнь 7, 2017

Многим кажется, что если у женщины появился ребенок, то она полностью на нем сосредоточена и вероятно времени у нее хватать ни на что больше не будет. У некоторых мам так и происходит, но есть те, что удивляют своей оперативностью и многоплановостью. Они успевают не только навести чистоту, погулять и поиграть с дитем, но и собой заняться, и книгу почитать, и поработать. Такие дамы восхищают, вдохновляют, ну и что ж тут скрывать, вызывают зависть. Чаще всего мы начинаем оправдывать себя: значит, ребенок у нее спокойный или есть, кому помочь и т.д. Но открою маленький секрет – есть одно простое правило, как сделать вашу жизнь эффективнее, а дни наполненными не только детскими делами.

Подписка на электронный журнал «Успевай с детьми!»

Стоунхендж — система тайм-менеджмента для перезадолбавшихся творцов

Однажды Кирилл прочитал лекцию о собственной системе тайм-менеджмента. Мне понравилось, и я сделала конспект. Делюсь с вами, вдруг вам тоже надо.

Тайм-менеджмент — это не работа со списками задач, это система работы с ними. Это когда ты знаешь, сколько времени занимает задача и где взять время на решение этой задачи.

Большинство существующих систем и приложений для тайм-менеджмента этого не дают.

Дисциплина — это ключевой момент для тайм-менеджмента. Без неё не получится.

Для любой новой системы тайм-менеджмента есть три сопротивления: ваше внутреннее сопротивление, сопротивление команды и сопротивление руководителей.

Внутреннее сопротивление — самое сильное. Мы хотим быть героями. Но мы верим в героев, которых распяли на кресте. У героя должна быть жертва. Если ты со всем справился, а кровь из коленки не течёт, то что-то ты не герой. Нехватка времени, недосып, низкая зарплата — это привычки. И они из-за того, что мы хотим быть героями.

С системой вы не будете героями, а будете циничными мудаками, у которых всё получается.

Мы разные, для разных людей подходят разные инструменты и методики. Вам может не подойти эта методика.

Фундаментальная разница между планом и прогнозом в том, что план предписывает, а прогноз — прогнозирует. Способность собрать чемодан показывает способность прогнозировать.

Без хорошего прогноза не получится плана.

Надо уметь тратить своё время на бумаге: можно просчитать своё рабочее время в будущем году, вычесть из него болезни и отпуска, прокрастинацию и так далее, и исходя из этого построить план. Так можно рассчитывать крупные задачи.

Важно вести какие-то дневнички: статистику по времени выполнения задач. Чем больше у вас статистика, тем легче будет делать прогноз.

В 2010 году Кирилл посчитал всё своё рабочее время в году с помощью рублей и чайника. Он не вводил критерии, а просто ориентировался на внутренние ощущения: поработал или нет и сколько. За каждый рабочий час он кидал в чайник рубль.

Иногда он выставлял стопки монет рядом с компом, и по мере работы снимал их и кидал в чайник. Это мотивировало работать больше.

Через полгода он вывалил рубли из чайника и посчитал. Получилось 2 часа в день. Кирилл расстроился. К концу года он поднял до 2,75 часов в день. Но всё равно эта цифра была шокирующе маленькой.

Оказалось, что много времени он занимается всякой фигнёй, которая не имеет отношения к продуктивной работе: навести порядок на рабочем столе, фейсбук и всё такое.

Завёл себе правило: использовать это бесполезное время так, как ему хочется. Вставал и шёл в кино, бар и так далее. И жизнь улучшилась. Когда он возвращался, оказывалось, что идея вернулась и можно круто поработать.

Все задачи он делит на два списка: задачи меньше 1 часа и задачи меньше 4х часов.

Затем он делит день на слоты: два больших слота под большие задачи (4 часа) и три для маленьких.

Выходные он делил пополам: полдня отдыхаешь и полдня делаешь какую-то вещь.

Всё планирование он делит на этапы:

Вижн — общий пул всех задач. Личные и рабочие задачи — вместе. Пришла идея в голову — записал, надо что-то сделать — записал. Расписывает задачи на целый месяц и старается придерживаться лимитов: не больше 30 крупных задач в месяц.

План на неделю. Задачи из того списка — в недельные ячейки. Планируя, надо оставлять воздух. Если эти пустые слоты действительно останутся к концу дня, то ты просто возьмёшь задачу из общего списка. Но если что-то влетит срочное, для него есть место. Ты сам гибко должен планировать воздух.

Ревижн. В конце месяца ты выписываешь в список проваленные дела и присваиваешь им два ярлыка: либо сделать, либо забить. Если задача провалена несколько месяцев подряд, реши для себя, либо ты идёшь и делаешь её прямо сейчас, либо забей уже.

Сатисфакшн: записать победы и поражения. Важно хвалить себя. Так ты будешь видеть свою эволюцию.

Эту систему ты должен настроить для себя. Например, в один день тебе комфортнее решать мелкие задачи, а в другой — крупные, или ты выбираешь один день для встреч.

Очень большую задачу надо делить на маленькие и расписывать на несколько дней. Если ты решишь посвятить одной задаче весь день, ничего хорошего не получится: ты сдохнешь и после обеда будешь работать не продуктивно.

Не надо стараться всем понравиться. Какие-то заказы и задачи надо просто отпустить. Желание схватиться за всё и приводит нас к состоянию перезадолбавшихся.

Я, пожалуй, попробую систему Кирилла, потом расскажу, как получилось. Надеюсь, я стану ещё немного ближе к совершенству.

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.

Тайм менеджмент

Тайм-менеджмент – это способы организации временного пространства, с целью его наиболее экономичного и одновременно эффективного использования. Тайм-менеджмент имеет своей целью тренировку осознанного внимания и контроля над временем, потраченным для осуществления определенных задач. Изначально тайм-менеджмент использовался исключительно в деловой сфере, но постепенно его методы стали актуальны для организации и личного пространства. Методы тайм-менеджмента состоят из множества техник, включающих первоначальную постановку цели, планирование необходимых действий, распределение и делегирование задач, составление приоритетных списков.

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Планирование времени включает как корпоративный тайм-менеджмент, так и менеджмент личного времени. Из первейших правил личной области – не работать в свободное время, стараться доделать все рабочие дела в отведенное для этого время, минимизировать временные затраты на быт, спланировать свободное время так, чтобы в нем присутствовали как культурно-эмоциональные мероприятия (концерты, выставки, театры), так и физические (спорт, активные виды отдыха). Стоит уделить отдельное внимание досугу в середине рабочей недели и наполнить хотя бы один из вечеров активными занятиями, а также свободному времени в командировках, где стоит выделить несколько часов, посвященных осмотру достопримечательностей.

Основы тайм-менеджмента базируются на управлении наиболее ценным и не возобновляемым ресурсом – временем. Данная стратегия жизни включает в себя теоретические аспекты, определенные философские взгляды, а также ряд определяющих принципов и практических методов по структурированию своего временного пространства. Безусловно, без внутреннего осознания и поддержания идей разумного использования времени, следование практическим рекомендациям будет приносить меньше эффективности, что обусловлено отсутствием стабильности их выполнения.

Современное название этого направления саморазвития не отражает его недавнего появления. Еще в античные времена людей интересовал вопрос наиболее оптимальной организации собственного бытия. Философы того времени, стремящиеся к большей собственной эффективности, говорили о влиянии планирования деятельности на ее продуктивность и делали упор на выполнении действий в зависимости от их важности.

Сейчас выделяют два основных направления: корпоративный тайм-менеджмент и личный тайм-менеджмент. Корпоративный актуален в больших компаниях, для руководителей, планирующих график работы всего предприятия, каждого отдела и задачи конкретного человека. В этих целях менеджер ранжирует степень значимости текущих заданий и определяет сроки выполнения, а так же какое количество заданий стоит выдавать сотруднику, осуществляет контроль выполнения.

Для корпоративного тайм-менеджмента — управления временем характерным является мониторинг временных затрат для дальнейшего планирования графика. Также актуальным является постановка сразу нескольких задач на день, это препятствует застою деятельности, если одну из задач невозможно выполнить в данный временной отрезок по техническим причинам.

Основы тайм-менеджмента позволяют снизить истощаемость психических резервов и повысить продуктивность не за счет приложения большего количества сил, а при помощи их правильного распределения.

Тайм-менеджмент направлен не на то, чтобы работать больше, сильнее или все время. Этот способ про то, как работать эффективно, чтобы оставались силы и вдохновение, чтобы жить и развивать личные сферы, которые являются основополагающими для нормального самоощущения личности. Первоначальное планирование позволяет, тратя на это до десяти минут экономить целые часы, которые в дальнейшем можно потратить с удовольствием.

Эффективный тайм-менеджмент не является чем-то запредельным, требующим специфических навыков и обучения, он начинается с внесения запланированных задач в список – записывайте в блокнот, заносите в телефоне, используйте специальные приложения, но необходимые цели должны быть зафиксированы. Этот список следует просматривать и проверять на актуальность, редактировать в течение дня в соответствии с новыми возникающими целями и сменой приоритетности. Каждая задача должна иметь фиксированные сроки, время начала выполнения. Психологическим приемом стимулирования дальнейшей деятельности будет отмечание или вычеркивание выполненных пунктов.

Тайм менеджмент помогает управлять временем, делая жизнь более насыщенной, продуктивной и комфортной.

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путем изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путем предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха. Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесет должных результатов, а организм потом все равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии. На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч. Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее.

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов. Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация.

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Стремление успеть все чревато неврозами, депрессиями и нервными срывами, так как ни один человек не способен успеть именно все. Это как желание нравится всем — вполне понятное, но реально не осуществимое. Требуется взглянуть на ситуацию объективно, оценив свои возможности, потребности, способности и поставленные задачи. И выбрать то, что является наиболее важным, чтобы успеть хотя бы это, а не распыляться на все виды деятельности, теряя, таким образом, достижение вполне конкретных вещей. Мы можем то, что можем. Теперь необходимо узнать что это.

Как все успеть? Тайм-менеджмент может помочь в этом. Для начала стоит снять с себя большую часть несоответствующей реальности ответственности и отказаться от решения некоторых вопросов. Важным моментом является не отложить на неопределенное время, а именно отказаться (в первом варианте на вас все время будет морально давить невыполненная задача, во втором вы получаете свободу и время). Вычеркнуть из своей записной книжки можете задачи, которые так или иначе сами разрешатся без вашего вмешательства (отключение электричества в районе, помощь всем старушкам на улицах, поиск работы для знакомых – все, что находится за пределами вашей ответственности).

Оставшиеся дела просмотрите на возможность делегирования. Ведь не все действия обязательно выполнять самому. Авторский проект, поход к доктору, проведение презентации – за вами, но вот оплатить счет за квартиру можно попросить друга, идущего в ту сторону, заказ канцелярии пусть оформит коллега, проводящая все время в интернете, а доставку подарка закажите курьеру. Себе также оставляйте те вопросы, которые вы можете делегировать, но если выполните их сами, это разовьете какие-то собственные важные навыки. Данная форма потратит ваше время сейчас, но позволит экономить его в дальнейшем, а возможно не только время, но и материальные ресурсы (ведь если вы научитесь сами менять колесо – то в дальнейшем будете экономить на услугах эвакуатора и автосервиса, а также с пользой потратите время, потраченное на их ожидание).

Отбросив ненужное, остается вполне конкретный список дел, которые непосредственно могут повлиять на вашу жизнь и находятся в области вашей ответственности. Выполнить все поручения руководителя, успеть заняться собственными идеями при этом еще и отдохнуть. Все это можно успеть, если следовать правилам тайм менеджмента, которые начинаются с составления собственного графика. Это касается как работающих в офисе стандартные восемь часов, так и фрилансеров, которые полностью распоряжаются своим временем. Первым следует планировать свою работу, чтобы успеть ее выполнить в рабочее время и не тянуть домой, вторым, чтобы работа вообще состоялась и осуществлялась регулярно.

Следуя основным правилам тайм-менеджмента, необходимо расставить приоритеты и начинать с выполнения наиболее главного. Второстепенные задачи перенесите на оставшееся время или вы можете выполнять их в перерыве между важными (например, пока едете с одной встречи на другую вполне можно оплатить счета, позвонить подруге или просмотреть новостную ленту). Выбранные дела старайтесь выполнять последовательно, и не отвлекаясь на второстепенные задачи и попутные отвлекающие факторы. Наиболее эффективный способ – это браться только за одно дело и заканчивать его, а потом только приступать ко второму. Иначе вы рискуете не успеть по срокам сразу с несколькими проектами, повысить себе уровень эмоционального напряжения, а также снизить эффективность из-за постоянного переключения между различными задачами.

Основное правило тайм-менеджмента — организуйте правильно свой отдых. Помните, что в течение рабочего дня должны быть небольшие перерывы минут по 15-30 для смены деятельности и поддержания работоспособности, а также один большой обеденный перерыв. Позаботьтесь о вечернем и выходном досуге, спланируйте свой отпуск – все виды отдыха должны приносить вам новые эмоции и строиться по принципу смены деятельности и обстановки. Загруженный однотипной деятельностью человек быстро утомляется, психические процессы угнетаются и пропадает интерес к происходящему, поэтому если в вашей трудовой деятельности нет места разнообразию, то ваша задача – максимально разнообразить досуг и паузы.

Как все успеть? Тайм-менеджмент гласит успеть больше и отбросить неважные дела помогает техника «последний день». Представьте, что вам осталось жить один день, на что бы вы его потратили? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Постоянно занимайтесь корректировкой списка: вычеркивание сделанных пунктов существенно мотивирует, а перестановка или дополнение новых отражает актуальную ситуацию.

Ищите мотивацию и занимайтесь интересными вам вещами. Та деятельность, которая не несет личной заинтересованности, будет казаться тяжелой, выполнение будет отнимать много сил. Поэтому так важно найти для себя внешнюю или внутреннюю мотивацию, свой личный смысл выполняемых действий. Человек, у которого есть собственная миссия и человек, который просто делает, что сказали, на одной и той же должности при одинаковых условиях будут чувствовать себя по-разному и иметь различную эффективность.

Тайм-менеджмент обладает рядом техник и принципов, знание и использование которых помогают структурировать свое время. Ключевой момент в тайм менеджменте – это определение приоритетности задач, что в дальнейшем помогает их эффективно распланировать или делегировать. Наиболее приоритетная задача с самыми существенными негативными последствиями всегда ставится на первое место, а остальные выполняются только после ее осуществления.

Для распределения целей по их значимости подходит достаточно простой метод АБВГД, где букве А присваиваются наиболее важные дела, и далее по снижению степени важности. Обычно дела, которые попали в категорию Д можно вычеркивать из своего списка задач или выполнять при наличии свободного времени, внутренних сил и желания. В случае одинаковой степени урона при невыполнении нескольких задач, им присваиваются категории А1, А2 и далее. И выполняются они в соответствии со своими номерами, сохраняя строгую последовательность и принцип выполнения следующей задачи после завершения предыдущей. Тут срабатывает закон принудительной эффективности, поскольку чтобы сделать абсолютно все жизни не хватит, но можно сделать самое главное, при условии концентрации на выбранном деле. Выбирайте наиболее выгодное, прибыльное, существенное и сосредотачивайте свои усилия именно на этой деятельности.

Принцип «съешь лягушку с утра» родился из притчи про то, что если вам необходимо в этот день съесть лягушку, то лучше съесть ее с утра и не мучиться оставшийся день, вряд ли что-то худшее уже случится с вами. Лягушка в данном варианте сравнивается с наличием неприятного дела, откладывание которого будет повышать ваше эмоциональное напряжение, приближать негативные последствия. В таких случаях стоит действовать решительно и без промедлений – сделать необходимое максимально рано и быстро. Это такие ситуации, когда предстоит звонок заказчику, который вам не нравится или объяснение прописных истин подчиненному, или увольнение человека. Начиная свою работу с избавления от подобных «лягушек» вы обеспечиваете себе позитивный настрой и ощущение победы на весь оставшийся день.

Принцип тайм-менеджмента вежливого «нет» помогает экономить кучу времени. Тренируйтесь отказывать в просьбах, не входящих в ваши приоритетные задачи или должностные обязанности. Будьте тактичны, отказывайте не человеку, а предлагаемому заданию. Определите для себя, отказав каким непродуктивным действиям, вы сможете сэкономить много времени. Это могут быть постоянные перекуры и кофе с коллегами, обсуждение последних сплетен и новостей, телефонные разговоры, не касающиеся работы, выполнение чужой работы. Дома это могут быть бессмысленные просмотры рекламных предложений, переключение каналов, пролистывание социальной ленты или выполнение бесконечных просьб соседей. Учитесь отказывать, уважая человека и свое время.

Правило «лошади и повозки» о нахождении гармонии между необходимостью выполнения и возможностью отдыха, которую можно корректировать постоянно мониторя список необходимых задач. Возможно, какие-то из ваших привычных и даже автоматических действий уже не актуальны или формальны, а какие-то виды деятельности с течением времени получили более удобную форму осуществления (личную встречу в другом конце города можно заменить скайпом, отправку индивидуальных писем — рассылкой). Постоянно наблюдая за такими изменениями, вы можете не только нагружать «повозку» новыми обязанностями, но и избавляться от старых и ненужных, чтобы не перегружать себя до состояния, в котором невозможно сдвинуться с места.

Принцип тайм-менеджмента «поедание слона» — условное название для ситуаций, когда предстоит разрешить какую-то глобальную задачу. Чаще всего такие цели растянуты во времени и решаются не за один месяц, требуют постоянного вложения энергии, а результаты, которые будут радовать своим наличием, появятся еще не скоро. Для таких больших «слонов» уместно разделение их на подзадачи («куски, которые можно съесть за один раз»). Распланируйте большое дело в несколько этапов, имеющих свое логическое окончание, так видимое завершение одного, будет стимулировать к осуществлению следующего. Удобен принцип не только для больших, но также для длительных проектов. Задачи следует разбивать от большего к меньшему, пока принцип не станет ясен и прозрачен, а сами задачи не перестанут вызывать ступор своей огромностью.

Принцип «швейцарского сыра» в чем-то сходен с «поеданием слона», отличие заключается в том, что «слон поедается» все-таки в определенной последовательности, которая имеет свою логику и необходимость, тогда как в «поедании сыра» вы можете двигаться хаотично и начинать или продолжать с того места, которое вам сейчас наиболее удобно или легкодоступно.

Применение этих методов достаточно действенно само по себе, но может потребовать от вас творческого приспособления, так как для одной ситуации может потребоваться использование нескольких приемов, а также следует различать, для решения каких вопросов наиболее эффективны какие методики.

Не совсем поняла приложение принципов тайм-менеджмента для одинокого фрилансера.

Возможно, если подумаю подольше что-то прояснится.Но пока нет времени на думы.

Источники:
Выполнить все задачи и остаться в живых
Полезные инструменты и главные принципы.
http://www.cossa.ru/trends/181524/
Тайм-менеджмент для мам
Тайм-менеджмент для мам Яна Франк «Муза и чудовище» или тайм-менеджмент для творческих людей существует? Дата: Ноябрь 14, 2017 Всем прекрасного времени суток и превосходного настроения!
http://uspevai7ya.ru/category/tajm-menedzhment-dlya-mam/
Тайм менеджмент
Однажды Кирилл прочитал лекцию о собственной системе тайм-менеджмента. Мне понравилось, и я сделала конспект. Делюсь с вами, вдруг вам тоже надо. Тайм-менеджмент — это не работа со списками задач, э…
http://medium.com/@medvejonkina/stonehenge-d677c8da3233
Тайм менеджмент 1
Тайм- менеджмент – это способы организации временного пространства, с целью его наиболее экономичного и одновременно эффективного использования. Методы тайм-менеджмента состоят из множества техник
http://psihomed.com/taym-menedzhment/

(Visited 1 times, 1 visits today)

Популярные записи:

Девушка 13 лет Девочки-фотомодели в шортиках. Красивые Девушки в шортах (39 фото) . шорты для девочки: выкройка на… (2)

Любовное письмо девушке своими словами Любовные признания девушкеЛяззат, ты даже не представляешь, как ты дорога для меня! Ежедневно я встречаю… (1)

Прощальное письмо жене Новое в блогахМуж написал жене прощальное письмо и смотался с любовницей. Ничто не вечно, в… (1)

Месяц после расставания 10 заповедей после расставания Нет людей, которые бы не переживали расставание. И если это происходит… (1)

Если не кормить грудью молоко пропадет само Если не кормить грудью молоко пропадет самоПерегорание грудного молока в народе имеет значение того, что… (1)

COMMENTS