Система управления временем

Моя система управления временем — часть 1

Дорогие друзья, сегодня я хочу поделиться с вами своими новыми наработками и рассказать о моей системе управления временем.

За последние несколько лет я все чаще приходил к мысли о том, что было бы замечательно, если за то же самое время можно было бы успевать больше. Так я увлекся тайм-менеджментом и постепенно стал формировать свою систему управления временем и делами. Я уже писал о своих первых наработках на эту тему в статье Как я планирую и экономлю свое время.

Несколько лет назад у меня не было четкой схемы, которая позволяла бы мне эффективно планировать свой рабочий день. Я занимался текущими делами, а также делал то, что приходило в голову.

Например, я развивал и продвигал свои сайты и сайты клиентов. Вел блог shakin.ru. Изучал новые направления. Ставил эксперименты, чтобы узнать, что работает в продвижении, а что нет. Это текущие дела.

Если у меня возникала мысль о том, чтобы создать новый сайт или каким-либо образом улучшить уже существующий, то я записывал мысль об этом в блокнот и старался это реализовать.

Блокнот мне уже тогда помогал, но у меня не было системного подхода. Я практически не ставил перед собой больших долгосрочных целей и из-за этого я не двигался к ним. Хотя иногда я ставил цели, например, в 2008 году я захотел за 10 недель увеличить посещаемость shakin.ru с 350 до 1000 человек в сутки, публично поставил цель на блоге и выполнил ее в срок.

Я много работал, но моя ежедневная деятельность не была нацелена на достижение долгосрочных целей. Планирование дел у меня было хаотичным. Из-за этого общая эффективность работы у меня была не на высоте, так как я не ориентировался на большие цели.

Я словно плыл в океане, но не знал, в какие порты мне нужно зайти. В детстве я хотел стать моряком, поэтому придумал такие сравнение ?? .

Или другое сравнение. Я забирался на те небольшие горы и холмы, которые попадались мне на пути, и радовался жизни ?? . Но я не знал, что существуют настоящие горные вершины и что их покорение доставит намного больше радости.

Я перепробовал много способов управления временем. Я прочитал довольно много книг и статей на сайтах и блогах, как на русском, так и на английском. Я перепробовал как способы планирования дел в компьютерных программах и сервисах, так и в бумажном варианте. Мне больше нравится планировать на бумаге. Хотя кое-что из программ и сервис я, конечно, использую. Формат планирования (электронный или бумажный) не принципиален, важно то, чтобы он был вам удобен.

Постепенно я вырабатывал ту систему управления своим временем, которая бы оптимально подходила к моим задачам. Если не было эффекта, я менял ту часть системы, которая его не давала.

Кстати! Я планирую выпустить платный курс по продвижению англоязычных сайтов. Если интересует, можете подать заявку в ранний список через эту форму, чтобы первыми узнать о выходе курса и получить специальную скидку.

Сейчас я могу сказать, что наконец-то пришел к схеме, которая у меня отлично работает. Благодаря ей я теперь успеваю делать примерно в полтора раза больше дел каждый день, чем год назад. Это при той же продолжительности рабочего дня.

Моя система планирования дел

Сейчас для планирования рабочего времени я веду три блокнота. Зачем так много? Сейчас объясню ?? . Каждый служит для своих целей.

В начале этого года я заказал по интернету ежедневник Глеба Архангельского (выбрал карманный, датированный, заказывал вот здесь). Что могу сказать — это лучший ежедневник, который у меня когда-либо был. Можете посмотреть видео, в котором его автор рассказывает о преимуществах ежедневника: youtu.be/ENv1-6txZsY.

Я сначала скептически относился к покупке этого ежедневника. Я считал, зачем его покупать, когда можно пользоваться обычным ежедневником или блокнотом? Но все чаще встречал в интернете положительные отзывы об этом ежедневнике. Потом спросил в твиттере у своих фолловеров и решил его заказать.

Когда я попробовал им пользоваться в течение нескольких дней, то понял, насколько они продуман и удобен. Теперь каждый год буду его заказывать.

В нем все очень продумано, плюс ежедневник тесно пересекается с системой тайм-менеджмента Глеба Архангельского. Например, каждую неделю даются полезные советы по управлению временем, а сами дела записываются по типу:

— главное дело дня, которое продвигает вас к одной из долгосрочных целей;

— дело, которое является частью большой и длительной цели;

— неприятное дело, которое долго откладывалось.

Также в конце каждого дня рекомендуется записывать небольшую радость для себя, которой можно наградить себя за выполнение дел за день. Про радости я часто забываю ?? .

Для чего мне нужен этот блокнот? В нем я планирую долгосрочные цели, например, на полгода, год или несколько лет. На основе этих больших целей я планирую цели на новую неделю.

Начинается неделя — я сажусь, просматриваю перечень своих долгосрочных задач и с их учетом я пишу цели на неделю и на день. В ежедневнике Архангельского есть специальная закладка, на которой я пишу большие цели. Так как закладку я перекладываю каждую неделю, то вижу ее постоянно, что позволяет не упускать из виду ни одну из долгосрочных целей.

В итоге каждый мой день построен на основе недельного плана, который, свою очередь, основывается на больших долгосрочных целях.

Теперь я целенаправленно движусь к тем задачам, которые себе поставил. По этой причине эффективность моей ежедневной работы значительно повысилась.

Этот блокнот я использую для записи мыслей. Мне очень нравится вот этот черный блокнот Moleskine в клетку, размером 9х14 см. Качество отличное, да и бумага в стиле ретро сами располагают к тому, чтобы что-нибудь записывать в этот блокнот! Недаром блокнотами Moleskine пользовался сам Эрнест Хэмингуэй! Вот подтверждение моих слов.

Я давно пришел к тому, что каждую интересную мысль нужно записывать. Иначе потом ее можно просто забыть или вспомнить ее с трудом.

Когда планирую дела, я часто просматриваю записи в этом блокноте, чтобы включить некоторые из них в перечень своих задач. Постепенно я реализовываю свои задумки, и в этом Moleskine мне очень помогает.

Третий блокнот у меня представляет собой обычную перекидную записную книжку на кольцах. Предпочитаю блокноты в клетку, в них как-то удобнее писать. Ровнее получается, что ли ?? .

Эта записная книжка мне нужна для того, чтобы всегда иметь перед глазами список дел на день. Такой блокнот всегда открыт и лежит на моем рабочем столе около клавиатуры, и не нужно тратить время, чтобы его открыть.

Если бы ежедневник Глеба Архангельского был на кольцах и его можно было бы разложить похожим образом, то необходимости в третьем блокноте у меня бы не было. Но его ежедневник сделан в виде книги, и его не очень удобно держать в разложенном состоянии.

После составления плана на день я расставляю приоритеты и нумерую дела по важности. Начинаю с самого важного и ставлю цифру 1, затем далее по убыванию. Пример можно увидеть на фотографии, приведенной выше. По мере выполнения я обвожу сделанные пункты.

Таким образом, каждый день я начинаю с самых важных дел. Те задачи, которые я не успеваю делать, просто переношу на следующий день, или через несколько дней. По поводу того, что я что-то не успел, я не расстраиваюсь.

Расстановку приоритетов в делах я считаю обязательной. Благодаря ей я всегда успеваю делать хотя бы самые важные дела. Бывает, что какие-либо обстоятельства меняют планируемый распорядок дня, и на выполнение плана остается намного меньше времени, чем изначально хотелось бы. С приоритетами хотя бы одно или несколько важных дел можно закончить. Это очень важно.

Моя система планирования гибкая. Я составляю план на день не для того, чтобы любой ценой его выполнить, пусть даже мне придется работать до утра ?? . Я это делаю, чтобы больше успевать и каждый день двигаться к большим долгосрочным целям. Пусть это будут небольшие шаги, но важно постоянно двигаться вперед, к достижению поставленных целей.

Признаюсь, сначала мне было трудно ставить долгосрочные цели на год или дольше. Я поставил себе три цели на три месяца. Благодаря новой системе планирования я стал больше успевать, и спустя три месяца я достиг каждой их намеченных целей, одну даже раньше срока.

Сейчас я вижу, что система работает, и спокойно ставлю цели на полгода, год и несколько лет.

Может показаться, что на планирование дел я трачу много времени. Совсем нет. На составление недельного плана у меня уходит 3-5 минут, столько же или меньше на составление плана на день. Что значат эти несколько минут по сравнению с тем, чтобы более эффективно использовать целый рабочий день?

Но управление временем — это не только планирование дел на день, неделю, год или дольше. Это еще и то, как вы проводите свой рабочий день и насколько эффективно используете свое время. Можно иметь отличный план, но ничего не делать.

В этом направлении у меня тоже есть полезные наработки. О них я расскажу во второй части этой статьи.

Желаю вам успешного планирования ваших дел и достижения всех поставленных целей!

Постовой: Бан вконтакте по отношению к сайтам. Приехал Social Tank?

Десерт на сегодня — мне, как бывшему американскому дальнобойщику, было очень приятно посмотреть это видео о том, как грузовик «сделал» со старта скоростной автомобиль Додж Вайпер и супербайк ?? :

Оцените, пожалуйста, статью, я старался 🙂 :

Меня зовут Михаил Шакин, я автор этого блога, занимаюсь SEO с 2006 года. Вы можете заказать у меня консультации по продвижению вашего сайта в рунете или англоязычном интернете, а также живые ссылки с соцсетей и SEO советы. Страница с моими контактами.

Очень и очень полезно! Тоже теперь хочу такой дневник. А то бывает, что садишься за комп и 3 часа пытаешься изменить вид смайликов в компоненте комментариев, а когда доделаешь — понимаешь, что к цели тебя это ни капли не приблизило.

Спасибо за грамотный посты без воды и бла-бла-бла!

Спасибо, интересно. Пробовал использовать диктофон в mp3 плеере, основное неудобство в том чтоб после быстро найти нужную аудиозапись. Спасибо прогрессу за то что сейчас программы для смартфонов есть хорошие.

Согласен. Очень полезно все описано. Наверное один из лучших блогов, которые я когда-либо посещал, если не сказать что самый лучший! Я так же пытался опробовать способ записи в блокноте. Но совершенно не учел момента, чтобы каждый день выделять строгое время для задачи которая выведет к длительной цели. Так же тратил время впустую осознавая, что ни на шаг не приблизился к общей своей цели. Имеется сайт obozri-mir.com Который хочу развить на уровень больших и сильных сайтов, тем более что нравится писать статьи самому. Хотелось бы связаться с Вами лично, имеется ли такая возможность?

Станислав, спасибо за добрые слова. Так как я живу в Сибири, лучший способ связи — написать мне со страницы контактов на моем блоге.

Системы управления временем

2015. Yaware.Mobile — система контроля рабочего времени мобильных сотрудников

Yaware — это известный сервис для контроля рабочего времени сотрудников, работающих за компьютерами в офисе. Но что делать, если сотрудники не сидят в офисе, а постоянно где-то ездят? Для контроля таких товарищей Yaware выпустил мобильное приложение Yaware.Mobile (пока только для Android). Оно устанавливается на смартфон мобильного работника и мониторит его передвижения (по GPS), входящие и исходящие звонки и смс, мобильные приложения и сайты, которыми он пользуется. Менеджер или администратор может видеть все это в реальном времени, или просмотреть статистику позже и определить причины неэффективной работы сотрудника. Кроме того, само наличие такого приложения может предостеречь выездных сотрудников от использования рабочего времени и корпоративного смартфона в своих интересах. Стоимость сервиса 380 руб/мес за каждого мобильного сотрудника. ***

2015. Тайм-трекер primaERP интегрировали с Outlook и Google Calendar

Вышло обновление primaERP — облачного тайм-трекера для учета рабочего времени по задачам, проектам, клиентам с функцией биллинга и выставления счетов. Тайм-трекер primaERP отмечает количество потраченного времени, определяет эффективность его использования, составляет отчеты и графики продуктивности с возможностью фильтрации данных по задачам, клиентам. В новой версии добавлены новые функции в приложении Billing. Теперь программа поддерживает импорт данных из Microsoft Outlook, iCal, Basecamp Classic и Google Calendar. Существует возможность подключения к трекеру других программ через API. Тайм-трекер работает на десктопе через браузер. Также существуют мобильные приложения «TIME TRACKING primaERP» под Android и iOS. Данные клиентов сохраняются на сервере и синхронизируются между веб и мобильными приложениями через облачное хранилище данных.

2010. В Zoho Projects появился тайм-трекер и интеграция с Zoho Invoice

Онлайн сервис для управления проектами Zoho Projects теперь позволяет учитывать время, затраченное на выполнение отдельных задач или проектов. Вы можете добавить запись о затрате времени в календарь проекта задним числом, либо использовать таймер, который теперь доступен в каждой задаче. Нужно нажать Start при начале работы и Stop при завершении и запись о затрате времени автоматически добавится в сводную таблицу закладки Timesheet. Эту таблицу можно легко экспортировать в excel, и, кроме того, на основании временных затрат с помощью сервиса Zoho Invoice можно легко выставить счет клиенту.

2007. Управление проектами для блогера

2006. Управление временем: экономика минут

Как управлять временем проекта? Самая банальная рекомендация — составить график, в котором время работы над каждым проектом было бы грамотно распределено. Для распределения времени в рамках работы над конкретными проектами редко подходят монстрообразные инструменты а-ля Microsoft Project. Гораздо лучше использовать простые табличные инструменты, такие как Microsoft Excel, или сервисы Web 2.0. В настоящее время существует немало инструментов, призванных существенно облегчить задачу управления временем. Один из них — онлайн-сервис Voo2Do, представляет собой бесплатный конструктор графиков, реализованный в традициях Web 2.0 и имеющий простой, но обладающий всеми необходимыми функциями интерфейс. ***

2006. Интернет-планирование рабочего времени

Тайм трекеров (сервисов управления временем) в интернете сейчас довольно много — на любой вкус и цвет. Из всего многообразия остановимся на одном, который так и называется — Time-Tracker. Веб-сервис этот бесплатный и реализован при помощи самых последних AJAX-технологий. Интерфейс сервиса прост до невозможности. Посередине размещено основное поле, отображающее введенные задачи, их статус и время выполнения. Вверху, справа от логотипа разместилась выезжающая менюшка с основными настройками службы. Чуть ниже можно обнаружить фильтр, позволяющий ограничить количество записей текущим днем, неделей или одним месяцем. Ну, а дополняет эту феерическую картинку пара кнопок внизу: одна — Add a task — предназначена для добавления задачи, а вторая — Show help — будет полезна для разруливания тупиковых ситуаций. ***

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

  1. Срочные и важные;
  2. Важные, но не срочные;
  3. Срочные, но не важные;
  4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  1. Какие дела самые важные и ценные?
  2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
  3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

© Публикуется с любезного разрешения автора

Источники:
Моя система управления временем — часть 1
Дорогие друзья, сегодня я хочу поделиться с вами своими новыми наработками и рассказать о моей системе управления временем. За последние несколько лет я вс
http://shakin.ru/other/my-time-management-system-part-1.html
Системы управления временем
Последние статьи по теме Системы управления временем.
http://www.onlineprojects.ru/tags/sistemy_upravlenija_vremenem/
Тайм-менеджмент простые способы управления временем
Тайм-менеджмент нужен, чтобы не стать жертвой стресса
http://psyfactor.org/lib/time-management-2.htm

(Visited 1 times, 1 visits today)

Популярные записи:

Девушка 13 лет Девочки-фотомодели в шортиках. Красивые Девушки в шортах (39 фото) . шорты для девочки: выкройка на… (1)

COMMENTS