Система управления временем

Система управления временем

от Елены Клишиной

Самый часто встречающийся вопрос современного занятого человека – где взять время? Тема «тайм-менеджмент», «управление временем» последние десять лет бъет все рекорды и уже изрядно надоела. Многие отчаянно машут рукой, мол, не работает все это! А все потому, что сложно вписать свою жизнь в шаблон, тем более, придуманный каким-нибудь западным теоретиком. Тем не менее, мы стараемся идти в ногу со временем и постепенно, у каждого из нас формируется своя собственная система эффективности, своя система тайм-менеджмента, которая зависит от наших личных особенностей, специфики деятельности и окружения.

На протяжении многих лет, изучая различные технологии управления временем, я выделила основные вехи, на которых можно строить свою индивидуальную систему управления временем и хочу поделиться с вами.

Для начала, давайте примем, что тайм-менеджмент – это не расписание, это гибкая система правил одного человека. Поэтому наша задача — адаптировать все современные технологии под себя, под свои индивидуальные личностные особенности. Тогда эта система будет работать и помогать вам покорять новые высоты, быть успешным и жить в гармонии.

Беда нашего времени – распыление внимания. Из-за потоков новой информации, лавинообразно обрушивающихся на наши бедные головы, мы в попытках успеть все, не успеваем ничего. Все наши безупречные планы могут разрушиться из-за одного телефонного звонка. Что делать? Возможно ли успевать все в условиях постоянно меняющейся реальности?

Следующий шаг, понимание того, где вы сейчас. Что поглощает ваше время? То есть анализ поглотителей времени. Для этого нужно понаблюдать за собой и четко зафиксировать и измерить, сколько времени уходит в никуда и кто или что это время забирает. Причем у каждого поглотители могут быть свои, в зависимости от склада характера и привычек. А затем целенаправленно начать работать с поглотителем, поступательно уменьшая потраченное на него время.

Итак, пункт № 2 в системе управления временем, вы должны четко понять какие у вас пожиратели времени. А затем целенаправленно уменьшать время на них или исключить их вообще.

Пункт № 3: Планирование. Я не буду здесь перечислять различные системы планирования, их масса и мы подробно их разбираем и внедряем в курсе «Жизнь на полной мощности». Гораздо важнее сами принципы планирования, которые объединяют многие системы тайм-менеджмента. Уверена, что каждый из вас имеет свой способ планирования, кто-то делает это в ежедневнике, кто-то в планировщике в телефоне, кто-то на стикерах. Сам метод не так важен, важно, чтобы он был удобен для вас.

Главное, это принципы планирования, которые помогут вам настроить вашу систему тайм-менеджмента под вас:

Следующий шаг в нашей системе управления временем – это контроль. Контроль достижения поставленных целей, выполнения запланированных задач, а затем анализ того, на что я отвлекался, что съело мое время, как бы я мог сработать эффективнее? А потом корректировка, то есть планирование следующего дня/недели/месяца с учетом предыдущих ошибок.

Давайте смотреть, где мы сейчас: Цели – Приоритеты – Анализ поглотителей – Планирование – Контроль. Идем дальше.

Бывает ли у вас такое, что время есть, а сил нет?

Вот это, как раз последствия распыления внимания. Дел так много, мы пытаемся сделать все, в итоге скользим по поверхности и не успеваем ничего, энергия улетучивается и в конце дня мы чувствуем себя как выжатый лимон, а вы еще говорите спортом заняться?!)))) Знакомая ситуация?

Чтобы такого не было, следующий пункт нашей системы управления временем – управление энергией.

Для того, чтобы ваши энергетические резервуары были постоянно наполнены, вы должны понимать, что является «топливом» для вас. А для этого постоянно изучайте себя, любимого и задавайте себе вопросы: «Что я люблю? Когда я работаю продуктивнее? В какое время суток моя светлая головушка производит лучшие идеи? Что дает мне энергию, а что ее пожирает?»

Таким образом у вас сформируется понимание ваших источников энергии и вы сможете быстро входить в ресурсное состояние, зная ключи к вашим энергетическим запасам. Пункт № 4: Управление энергией.

Итак, давайте подводить итоги:

Нет универсальной системы управления временем, которая подошла бы всем. Ваша задача выработать свою индивидуальную систему правил, которые облегчат вам жизнь и высвободят время для действительно важных вещей. А для этого:

  1. Ставьте цели.
  2. Расставляйте приоритеты.
  3. Изучайте поглотителей времени и оптимизируйте или ликвидируйте их.
  4. Выделяйте время на планирование.
  5. Контролируйте достижение целей.
  6. Проводите анализ и корректировку.
  7. Изучайте себя, выявляйте источники энергии.
  8. Используйте различные способы самомотивации, чтобы помогать себе двигаться к цели.

Все эти шаги помогут освободить время вашей жизни и сконцентрироваться на действительно важных для вас вещах.

Успехов и энергии!

И раз в неделю получайте новые методики повышения эффективности

и получай раз в неделю лучшие инструменты повышения эффективности бесплатно!

И раз в неделю получайте новые методики повышения эффективности

«Автофокус» — система управления временем Марка Форстера

Одни из нас имеют «холодную» голову, всегда готовую принять правильное решение. Другие же при принятии решений руководствуются порывами сердца, действуют скорее интуитивно, нежели обдуманно. Кто прав? Ни те, ни другие, ведь при принятии любого решения следует задействовать как рациональное мышление, так и интуицию.

Как это сделать? Как научиться принимать решения, руководствуясь эмоциями, но при этом не забывая про здравый смысл? Именно этому и обучает система «Автофокус», разработанная Марком Форстером — специалистом по тайм-менеджменту и самоорганизации, автором 3-х книг и нескольких систем, направленных на более быстрое и эффективное выполнение дел.

Система управления временем «Автофокус» — это простейшая система, позволяющая повысить личную эффективность и улучшить качество выполняемой работы. Она представляет собой список всех дел и задач, которые вам необходимо выполнить. Причем не только важных, а абсолютно любых, вплоть до таких мелких дел, которые могут занять всего 1-2 минуты. Цель — освободить голову для размышлений (ведь если держать все свои планы в голове, то сил на раздумья может и не остаться) и научиться отличать важные задачи от менее важных на подсознательном уровне.

Давайте рассмотрим алгоритм работы системы «Автофокус».

  1. Страницы, на которых все дела вычеркнуты, можно отмечать крестиком для большего удобства. Так вы быстрее будете отличать активные страницы от неактивных. Крестик можно ставить в любом удобном вам месте, например, в правом верхнем углу.
  2. Не переживайте, если большую часть ваших задач придется вновь внести в список после того, как вы начали их выполнять, но не закончили. Это вполне нормально. Наиболее трудоемкие или неприятные задачи вы будете добавлять в список по нескольку раз, так как, разбив их выполнение на несколько этапов, вам будет гораздо легче с ними справиться. По словам Марка Форстера, как минимум, две трети задач нуждаются в повторном занесении в список.
  3. Не приступайте к редактированию списка непосредственно после его составления, в противном случае вы рискуете неправильно расставить приоритеты и либо просрочить важную задачу, либо вообще ее не выполнить, вычеркнув из списка.
  4. Следуйте всем правилам системы, но не «теряйте голову»: если вы точно знаете, что задача важна — выполняйте ее, чтобы там ни «говорила» ваша интуиция. Например, вы понимаете, что обед нужно приготовить в первой половине дня, и помните, что, что важный телефонный разговор назначен на 16.00. Вообще Марк Форстер рекомендует записывать все задачи, четко привязанные ко времени, отдельно и выполнять их, не используя систему «Автофокус».
  5. Храните блокнот со списком на видном месте, старайтесь сделать так, чтобы он всегда был под рукой. Либо заведите несколько блокнотов с отдельными списками для каждого места, в котором вы проводите много времени. Например, один для дома, а другой для офиса.
  6. Вносите в список не только дела, требующие физического выполнения, но и дела, которые требуют от вас исключительно умственных затрат. Например, проанализировать новый закон или обдумать детали отпуска и т. д.
  7. Для большего удобства вначале каждого дня проставляйте даты рядышком с первым делом, внесенным в этот день в список. Это облегчит анализ результатов и поможет оценить эффективность вашей работы со списком.
  8. Помните, что вычеркивать все дела на последней странице списка нельзя — ведь на ней в любой момент могут появиться новые задания, а значит она всегда должна быть активной.

Использование системы «Автофокус» позволяет:

  • выполнять больший объем работ за аналогичный отрезок времени;
  • уменьшить нагрузку на нервную систему и, соответственно, избежать депрессий и стрессов;
  • выполнять действительно важные дела, ведь нередко, расставляя приоритеты, мы ставим на первое место абсолютно не те задачи, которые следовало бы; иногда наше подсознание «обманывает» нас, заставляя в первую очередь приступать к делам, которые на самом деле могли бы и подождать;
  • ускорить выполнение повседневных дел — дел, которые повторяются изо дня в день и не вызывают у вас восторга, таких как: телефонные звонки, ответы на письма, подпись документов, раздача поручений и т. д.;
  • качественней реализовывать трудоемкие проекты и проекты, повышенной сложности, а также находить новые идеи для решения задач (разбивая выполнение сложной задачи на несколько этапов, вы, тем самым, более тщательно прорабатываете каждый этап).

Как и любая система, система «Автофокус» подходит не всем. Но чтобы понять «ваша» она или нет, следует попробовать. Удачи!

Комментарии

Марк Фостер уже переработал эту систему и теперь она называется «Суперфокус». У него на сайте есть описание этой системы на русском.

Да, у него их много, мы про все напишем для полноты картины.

А в статьях многих психологов я читала, что составление списков приводит к развитию неврозов! Как же быть??

Мне кажется надо просто свести к минимуму эмоциональный дискомфорт, вызванный тем что что-то не успеаешь. Этому и посвящены многочисленные методики.

Написать комментарий

TimeStep.ru

Этот сайт посвящен вопросам тайм-менеджмента. Здесь вы найдете обзоры основных современных методик управления временем, самоорганизации и повышения личной эффективности. Наши записи помогут вам быстро изучить инструменты тайм-менеджмента и выбрать для себя наиболее подходящие.

Система управления временем. Матрица Эйзенхауэра.

Система управления временем. Матрица Эйзенхауэра.

Привет, дорогой друг. Мы снова вместе. И система управления временем тема нашего разговора, начатый в прошлых статьях

Начнём с притчи о дровосеке. Если не знаешь, расскажу: дровосек в поте лица несколько долгих дней рубил дерево и никак не мог его срубить. Мимо проходил человек. Увидел он, как лесоруб трудиться и сказал ему: «Я вижу, как ты усердно работаешь, но мне кажется, что твой топор тупой. Почему бы тебе не оставит свою работу и не наточить свой топор?» На что лесоруб ответил: «У меня нет на это времени».

Сегодня мы познакомимся с Матрицей Эйзенхауэра. Это способ наточить твой топор.

Дэвид Эйзенхауэр родился в конце XIX века. Это известный американский государственный деятель, а также генерал армии и 34 президент США. Перед всеми выдающимися людьми остро стоит вопрос об управлении своим временем. Дэвид выработал для себя удобную систему ранжирование задач. Давайте с ней знакомимся и будем применять.

Все задачи он разбил по 2 критериям: важность и срочность.

Под важным будем понимать те задачи, которые связаны со стратегией бизнеса. Это те задачи, которые губительны для бизнеса, если не будут выполнены.

Срочность — от слова срок. Это подразумевает сроки, когда должны быть выполнены задачи.

Опираясь на эти критерии, задачи делятся на четыре типа:

  1. важные и срочные. Это задачи, подобные тушению пожаров. Их огромное количество. Они постоянно накапливаются и отнимает много сил и энергии. В вопросе бизнеса, они важны и не могут быть отложены во времени.
  2. не важные и срочные. Это рутинные дела, наподобие отчётов и совещаний. Они должны быть выполнены, но не имеют большого влияния на вашу эффективность и достижения долгосрочных стратегических целей.
  3. важные и несрочные. Эти задачи связаны со стратегией бизнеса. Их можно решить в плановом порядке. Невыполнение задач грозит тем, что они очень быстро переходят в категорию важные и срочные и накапливаются, как снежный ком.
  4. неважные и несрочные. Это поглотители времени. Это приятные задачи, которые мы любим выполнять. Они не влияют на эффективность достижения бизнес-целей, не приближает к стратегическим целям.

Следующий вопрос: Что делать с выше обозначенными задачами?

Важные и несрочные задачи имеют непосредственное влияние на достижение стратегических целей. Их необходимо постоянно выполнять в плановом порядке. Тогда ты будешь уверен, что эти задачи не перерастут в разряд важных и срочных.

Если у тебя появились и скопились важные и срочные задачи, то самая главная задача их решить. Ты ставишь их в приоритет и прибегаешь к помощи партнёров, делегируя их выполнение.

Неважные срочные задачи — это обычная рутина. Для их решения ты освобождаешь определенный отрезок времени и вместе с партнёрами их решаешь.

Неважные и несрочные задачи — это поглотители времени. Делегируй их другим людям.

У нас часто звучит понятие «делегировать». Чтобы было кому делегировать, надо строить свою команду. Важно развивать их личностные и профессиональные качества. Поэтому в разряде важных и несрочных задач, нужно планировать обучение партнёров: тренинги, обсуждения, практика. Делясь с партнёрами своими мыслями и идеями, обосновывая логически свои действия, рассуждая, ты приучаешь их к своей картине мира и помогаешь понять логику действий.

Секрет расставить приоритетов в выполнении задач раскрыт! Можно приступать к выполнению.

P.s. В нашей команде пристальное внимание уделяется практическому обучению партнёров. Тем самым мы выполняем важные несрочные задачи. Хочешь идти с нами по дорогам бизнеса – заходи.

Похожее

Рубрики

© 2015 Альт Клуб|Качественное обучение БЕСПЛАТНО!

Системы управления временем

2015. Yaware.Mobile — система контроля рабочего времени мобильных сотрудников

Yaware — это известный сервис для контроля рабочего времени сотрудников, работающих за компьютерами в офисе. Но что делать, если сотрудники не сидят в офисе, а постоянно где-то ездят? Для контроля таких товарищей Yaware выпустил мобильное приложение Yaware.Mobile (пока только для Android). Оно устанавливается на смартфон мобильного работника и мониторит его передвижения (по GPS), входящие и исходящие звонки и смс, мобильные приложения и сайты, которыми он пользуется. Менеджер или администратор может видеть все это в реальном времени, или просмотреть статистику позже и определить причины неэффективной работы сотрудника. Кроме того, само наличие такого приложения может предостеречь выездных сотрудников от использования рабочего времени и корпоративного смартфона в своих интересах. Стоимость сервиса 380 руб/мес за каждого мобильного сотрудника. ***

2015. Тайм-трекер primaERP интегрировали с Outlook и Google Calendar

Вышло обновление primaERP — облачного тайм-трекера для учета рабочего времени по задачам, проектам, клиентам с функцией биллинга и выставления счетов. Тайм-трекер primaERP отмечает количество потраченного времени, определяет эффективность его использования, составляет отчеты и графики продуктивности с возможностью фильтрации данных по задачам, клиентам. В новой версии добавлены новые функции в приложении Billing. Теперь программа поддерживает импорт данных из Microsoft Outlook, iCal, Basecamp Classic и Google Calendar. Существует возможность подключения к трекеру других программ через API. Тайм-трекер работает на десктопе через браузер. Также существуют мобильные приложения «TIME TRACKING primaERP» под Android и iOS. Данные клиентов сохраняются на сервере и синхронизируются между веб и мобильными приложениями через облачное хранилище данных.

2010. В Zoho Projects появился тайм-трекер и интеграция с Zoho Invoice

Онлайн сервис для управления проектами Zoho Projects теперь позволяет учитывать время, затраченное на выполнение отдельных задач или проектов. Вы можете добавить запись о затрате времени в календарь проекта задним числом, либо использовать таймер, который теперь доступен в каждой задаче. Нужно нажать Start при начале работы и Stop при завершении и запись о затрате времени автоматически добавится в сводную таблицу закладки Timesheet. Эту таблицу можно легко экспортировать в excel, и, кроме того, на основании временных затрат с помощью сервиса Zoho Invoice можно легко выставить счет клиенту.

2007. Управление проектами для блогера

2006. Управление временем: экономика минут

Как управлять временем проекта? Самая банальная рекомендация — составить график, в котором время работы над каждым проектом было бы грамотно распределено. Для распределения времени в рамках работы над конкретными проектами редко подходят монстрообразные инструменты а-ля Microsoft Project. Гораздо лучше использовать простые табличные инструменты, такие как Microsoft Excel, или сервисы Web 2.0. В настоящее время существует немало инструментов, призванных существенно облегчить задачу управления временем. Один из них — онлайн-сервис Voo2Do, представляет собой бесплатный конструктор графиков, реализованный в традициях Web 2.0 и имеющий простой, но обладающий всеми необходимыми функциями интерфейс. ***

2006. Интернет-планирование рабочего времени

Тайм трекеров (сервисов управления временем) в интернете сейчас довольно много — на любой вкус и цвет. Из всего многообразия остановимся на одном, который так и называется — Time-Tracker. Веб-сервис этот бесплатный и реализован при помощи самых последних AJAX-технологий. Интерфейс сервиса прост до невозможности. Посередине размещено основное поле, отображающее введенные задачи, их статус и время выполнения. Вверху, справа от логотипа разместилась выезжающая менюшка с основными настройками службы. Чуть ниже можно обнаружить фильтр, позволяющий ограничить количество записей текущим днем, неделей или одним месяцем. Ну, а дополняет эту феерическую картинку пара кнопок внизу: одна — Add a task — предназначена для добавления задачи, а вторая — Show help — будет полезна для разруливания тупиковых ситуаций. ***

Источники:
Система управления временем
Система управления временем от Елены Клишиной Самый часто встречающийся вопрос современного занятого человека – где взять время? Тема «тайм-менеджмент», «управление
http://easy-steps.ru/uspet-vse-upravlenie-vremenem-ili-upravlenie-soboj/
Система управления временем 1
Одни из нас имеют «холодную» голову, всегда готовую принять правильное решение. Другие же при принятии решений руководствуются порывами сердца, действуют скорее
http://timestep.ru/2011/05/17/avtofokus-sistema-upravleniya-vremenem-marka-forstera
Система управления временем 2
Привет, дорогой друг. Мы снова вместе. И система управления временем тема нашего разговора, начатый в прошлых статьях…
http://altclub.org/sistema-upravleniya-vremenem-matritsa-e-jzenhaue-ra/
Системы управления временем
Последние статьи по теме Системы управления временем.
http://www.onlineprojects.ru/tags/sistemy_upravlenija_vremenem/

(Visited 1 times, 1 visits today)

Популярные записи:

Если мужчина скорпион признался в любви Как проявляется себя в любви мужчина, рожденный в знак Скорпиона?Как проявляется себя в любви мужчина,… (1)

Как манипулировать женатым любовником Женатый любовник - плюсы и минусы таких отношенийЖенатый любовник - хорошо это или плохо? К… (1)

Как узнать изменяет ли парень на расстоянии Как понять что парень изменяет и что с этим делать? Независимо от того, в какой… (1)

Призналась в любви а он молчит 7 вещей, о которых нужно знать, если бойфренд не ответил на твое признание в любви7… (1)

Еротичні розкази Ван Франко2. Марія Білецька. Картини з життя Івана Франка. 3. Клементина Попович. Спомини про Івана… (1)

COMMENTS